[gnucash-de] Vereinsfinanzen verwalten, aber wie?

Dominic Valerie Casare teardrug at arcor.de
Mo Dez 24 04:23:54 EST 2012


On Sun, 23 Dec 2012, Frank Hoppe wrote:
> Ich möchte unseren Schachverein mit GnuCash verwalten, weiß aber nicht wie.
> Da ich kein Buchhalter bin,

Ich auch nicht. Also alles folgende ohne Gewähr.

> Der Kontenplan (SKR49) scheint mir sehr überdimensioniert für geringe
> Ansprüche und kleine Vereine mit weniger als 100 Mitgliedern.

Ja, definitiv. Die Frage ist, brauchst du die Finanzverwaltung nur 
gegenüber dem Verein, oder z.B. auch gegenüber dem Finanzamt? Im 
ersteren Fall hättest du etwas mehr Freiheiten in deiner Kontenstruktur.

> Die
> Mitgliedskonten sind darin gleich gar nicht enthalten. Ich wüßte auch nicht
> wo ich die anlegen sollte (unter Aktiva, Passiva oder...).

Wenn du dort offene Forderungen verbuchen willst, was z.B. 
Mitgliedsbeiträge wären, dann unter Aktiva (aktiva sind alles, womit du 
arbeiten und/oder was du im Notfall veräussern kannst).

Wenn du auch Einlagen verbuchen willst (wie z.B. gezahlte Kautionen von 
Mietern bei einer Hausverwaltung), dann unter passiva (alles was du 
irgendjemand schuldest, auch Kredite etc.)

> Ich möchte einfach nur ein oder zwei Bankkonten, eine Barkasse, die
> Mitgliederkonten

Das alles unter die Aktiva. Neben Aktiva und Passiva gib es auch noch 
Erträge und Aufwendungen. Unter Erträge verbuchst du alles, was von 
Ausserhalb reinkommt (Du kannst da auch eine Aufgliederung anlegen, wenn 
du z.B. Mitgliedsbeiträge getrennt von allem anderen erfassen willst).

Unter Aufwendungen kommen deine Ausgaben, s.u..

Mein Vorschlag zu den Mitgliederkonten:

Lege unter einem Sammelkonto ("Mitglieder") fuer jedes Mitglied ein 
Konto an.

Dann richte für jedes Mitglied eine terminierte Buchung ein, *vom* 
Ertragskonto *auf* das jeweilige Mitgliedskonto in der Höhe des 
monatlichen(?) Beitrags. Damit hast du dann unter Aktiva die offenen 
Forderungen als _positive_ Werte stehen, obwohl sie noch nicht 
eingegangen sind (die Ansprüche sind ja rechtlich verbindlich auf deiner 
Guthabenseite bzw der des Vereins). Wenn dann die Zahlung des Mitgliedes 
auf dem Girokonto eingeht, wird das Mitgliedskonto als Gegenkonto 
angegeben und damit wieder auf Null gesetzt (Die Forderung ist 
eingegangen, sie besteht nicht mehr gegenüber dem Mitglied).

> und ein paar andere Konten (Betriebskosten, Reparaturen,
> Büromaterial usw)

Das sind Aufwendungen (alle Ausgaben) und du kannst dir dafür eine 
sinnvolle Struktur ausdenken, wo du das erfasst.

> verwalten. Wo lege ich diese Konten am besten an oder
> welche sind das in SKR49? Wobei ich SKR49 eigentlich gar nicht nutzen will,
> da rund 90% der Konten davon sicherlich überflüssig sind.

Vergiss den SKR49, der ist für deine Zwecke völlig untauglich. Benutze 
statt dessen eine der handlichen, kleineren Vorgaben und biege sie dir 
zurecht. Aktiva, Passiva, Einnahmen und Ausgaben als oberste 
hierarchische Ebene und darin dann entsprechend strukturierte 
Unterkonten. Das sollte völlig ausreichen.

> Bei der doppelten Buchführung wird eine Buchung auf einem Konto ins Plus
> gestellt auf dem anderen ins Minus. Soweit so gut. Wenn ein Mitglied aber
> seinen Beitrag überweist und ich im Bankkonto eine Einnahme buche,
> erscheint im Mitgliedskonto eine Ausgabe.

Ja das ist erstmal recht missverständlich. Ich habe dir oben gezeigt, 
wie du es sinnvoll einrichten (und verstehen) kannst. Die "Erträge" 
werden alle im Minus verbucht, weil das normal die "Quellen" für deine 
in die "Aktiva" gewanderten, positiven Beträge sind. Ebenso 
missverständlich ist zunächst die Verbuchung aller Ausgaben im positiven 
Bereich (wo man das Geld doch ausgegeben hat). Aber auch hier: Es ist ja 
dorthin gegangen, also dort im Plus, bei mir bzw unter meinen "Aktiva" 
im Minus. Man kann diese Anzeige irgendwo in gnucash auch umdrehen 
lassen, aber davon würde ich abraten. Es lernt sich recht schnell und 
dann wirds auch logisch.

> Das ist einleuchtend, aber
> andererseits verwirrend. Das sieht so aus, als ob das Mitglied Schulden
> beim Verein hätte, also ein Minus.

Mach es so, wie ich es oben skizziert habe. Das ist praktisch, 
zielführend und nachvollziehbar.

> Rechnungen an das Mitglied müßte ich demzufolge als Einnahme auf dem
> Mitgliedskonto verbuchen, oder?!

Es handelt sich dabei auch um eine "offene Forderung" gegenüber dem 
Mitglied. Das sind auf der Seite des Vereins genauso gerichtsfeste 
"Sachwerte", also erstmal ein positiver Betrag auf dem Mitgliedskonto, 
später wird der Eingang dagegen gebucht und dann steht das Konto wieder 
auf null.

Soweit mein dürftiges Praxiswissen. Sicherlich gibt es aus 
professioneller Sicht daran noch einiges zu bemängeln (dann bitte hier 
öffentlich richtigstellen), aber ich fahre schon geraume Zeit ganz gut 
damit, nachdem ich mich mühsam im Blindflug da durchgefitzt habe.

Viele Grüsse und ein frohes Fest,
Dominic


Mehr Informationen über die Mailingliste gnucash-de