Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung (oder A/P) bezieht sich auf Lieferungen und Leistungen, die ein Unternehmen gekauft hat und nun bezahlen muss.
Grundgedanken
Dieses Kapitel konzentriert sich auf die Kreditorenbuchhaltung (oder A/P). A/P bezieht sich auf Lieferungen und Leistungen, die ein Unternehmen gekauft hat, für die eine Zahlung geplant werden muss.
Starteinrichtung
Um die Kreditorenbuchhaltung in &app; einzurichten, müssen zunächst zwei Dinge getan werden.
Das Erste ist die Erstellung einer zweckdienlichen Kontenhierarchie, und das Zweite ist die Registrierung des Unternehmens in &app;.
Konteneinrichtung
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, eine Geschäftskontenhierarchie
einzurichten. Sie können mit der Einrichtung der Geschäftskonten anfangen,
die mit dem Neuen Kontenplan erstellen Assistenten zur Verfügung gestellt wird, oder einen Kontenplan
händisch erstellen. Um auf die vorgefertigten Geschäftskontenpläne zuzugreifen,
starten Sie&app; und
Klicken auf DateiNeue Datei und
fahren fort, bis Sie eine Liste der verfügbaren Kontenpläne sehen. Dort wählen Sie
den gewünschten Kontenrahmen (z.B. SKR03 und SKR04) aus.
Die vorgefertigte Geschäftskontenhierarchie wird nicht exakt Ihren Bedürfnissen
entsprechen. Sie werden Anpassungen an der Kontenhierarchie durchführen, damit diese Ihre
spezielle Situation wiedergibt. Sie sollten aber tauglich genug sein, um zu empfehlen,
mit einem von Ihnen zu beginnen.
Die Kreditorenbuchhaltung (oder A/P) bezieht sich auf von Ihrem
Unternehmen gekauften Lieferungen und Leistungen, für die noch keine Zahlung
erfolgte. Dies wird in der Bilanz als Verbindlichkeit dargestellt, weil Sie
dafür zahlen müssen. Um &app;’s eingebaute
Kreditorenbuchhaltung nutzen zu können, müssen Sie zuerst, ein Konto mit
der Kontoart Verbindlichkeit einrichten. Das Verbindlichkeitskonto ist üblicherweise ein Unterkonto unter Passiva. Innerhalb dieses Kontos wird die integrierte
Kreditorenbuchhaltung Geschäftsvorfälle buchen.
Basishierarchie für Kreditorenbuchhaltun:
-Aktiva
-Bank
-Verbindlichkeiten
-Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
-Ausgaben
-AP Ausgaben
Sie benötigen zusätzlich hinzugefügte Aktiva- und Aufwandskonten, um die
Hierarchie nutzbar zu machen. Diese wichtigen Aspekte dieser Hierarchie sind die Nutzung
eines Aufwandkontos und eines Verbindlichkeitskonto mit der Kontoart Offene Verbindlichkeit.
Registrierung des Unternehmens
Nachdem Sie die Kontenstruktur abgebildet haben, registrieren Sie &app;
Datei als zu Ihrem Unternehmen gehörend. Für die Registrierung Ihres Unternehmens wählen Sie in
DateiEigenschaftenGeschäft:
den Namen Ihres Unternehmens mit den Kontaktinformationen
wie Telefon-, Faxnummern, E-Mail Adresse und URL der Webseite angeben.
die Identifikationsnummer Ihres Unternehmens (z.b die UStID)
im Feld Firmennummer.
Systemkomponenten
&app; hat eine integrierte Kreditorenbuchhaltung.
Die von der Kreditorenbuchhaltung erzeugten Geschäftsvorfälle werden im Konto Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung aufgeführt
als Aufzeichnung, was sich ereignet. In der Regel arbeiten Sie nicht direkt mit diesem Konto, sondern nutzen die vier integierten &app; Passiva-Anwendungsbestandteile.
Die Passiva-Anwendungsbestandteile sind im GeschäftKunde Untermenü erreichbar. Diese Passiva-Anwendungsbestandteile sind :
Lieferanten sind Personen oder Unternehmen, von denen Sie
Produkte oder Dienstleistungen auf Kredit gekauft haben.
Lieferantenrechnungen bilden die materiellen Rechnungen ab, die Lieferanten senden, um von Ihnen Zahlunge zu erhalten. Eine Rechnung enthält eine aufgegliederte Liste der Dinge, die Sie gekauft haben.
Zusätzlich unterstützt &app; auch Gutschriften
welches die Umkehrung der Rechnung bildet. Eine Gutschrift erhält man gewöhnlich vom
Lieferanten, um Posten zu korrigieren, die irrtümlich in Rechnung gestellt oder zurückgesandt wurden..
Beide Dokumentenarten werden mit den gleichen Menüpunkten eingerichtet.
Aufträge (optional) ist, wo Sie Lieferantenaufträge eintragen. Aufträge sind eine Einrichtung, mit der man mehrere REchnungen eines einzelnen Lieferanten gruppieren kann..
Unter Zahlung verarbeiten... können Sie Zahlungen an einen Lieferanten aufzeichnen, dem Sie Geld schulden.
Die folgenden Abschnitte führen in die einzelnen Passiva-Anwendungsbestandteile ein.
Lieferanten
Ein Lieferant ist eine Gesellschaft oder eine Person, von der Sie Waren oder Leistungen kaufen. Lieferanten müssen im Passiva-System registiert sein.
Neu
Um einen neuen Lieferanten zu registrieren, wählen Sie den GeschäftLieferantNeuer Lieferant Menüentrag. Geben Sie die allgemeinen Informationen über den Lieferanten, wie Firmenname, Adresse, Telefon- und Faxnummer, etc ein. Unten finden Sie eine Liste weiterer Optionen:
So sieht das Registrierungsfenster für einen neuen Lieferanten aus:
Neuer Lieferant - Registrierungsfenster
Neuer Lieferant - Registrierungsfenster
Lieferant suchen
Um einen existierenden Lieferanten zu suchen, nutzen Sie das GeschäftLieferantLieferanten suchen... Fenster. Sie wählen einen Lieferanten mit Lieferant anzeigen/bearbeiten aus den Suchergebnissen. Dieses Fenster wird auch benutzt, um einen Lieferanten zu suchen, wenn Rechnungen eingehen und Zahlungen geleistet werden.
Lieferanten suchen Fenster
Lieferanten suchen
Wenn viele Lieferanten den Suchkriterien entsprechen, kann die gewählte Suche
durch eine zusätzliche Suchein den aktuellen Suchergebnissen
verfeinert werden. Das aktuelle Ergebnis wird durchsucht, wenn der Verfeinern der
aktuellen Suche Radiobutton ausgewählt ist. Tatsächlich wählt &app;
diese Option für Sie, nachdem Sie die anfängliche Suche haben laufen lassen.
Wenn der Lieferant, den Sie suchen nicht den gewählten
Suchkriterien entspricht, können Sie die Suchkriterien ändern durch Klicken des Neue
Suche Radiobutton und dann des Suchen
Button. Der wichtige Schritt ist die Auswahl Neue Suche.
Wenn der Lieferant nicht im Ergebnis der ursprünglichen Suche ist
und Sie nur in diesem Ergebnissatz suchen, kann der Lieferant trotz
neuer Suchkriterien nicht gefunden werden.
Um eine Liste aller registrierten aktiven Lieferanten zu erhalten, setzen Sie das Suchkriterium auf entspricht regulärem Ausdruck und setzen einen einzelnen Punkt .
in das Texteingabefeld. Stellen Sie sicher, dass Nur aktive Daten durchsuchen ausgewählt ist. Dann klicken Sie Suchen. Der reguläre Ausdruck .
bedeutet alles zu treffen.
Lieferantenrechnung
Eine Lieferantenrechnung ist eine Zahlungsaufforderung von einem Lieferanten. &app; kann Rechnungen nachverfolgen.
Eine Gutschrift ist ein Dokument, dass Sie vom Lieferanten erhalten, um geleistete Lieferungen oder Leistungen
zu berichtigen, die in einer Rechnung falsch berechnet wurden. &app; kann Gutschriften erzeugen und
verfolgen durch dieselben Menüeinträge wie bei Rechnungen.
Dieser Abschnitt bezieht sich sowohl auf Rechnungen als auch auf
Gutschriften. Um Wiederholungen zu vermeiden und den Text
leichter lesbar zu halten, wird er sich nur auf Rechnungen beziehen. Sie können ihn
genauso auf Gutschriften anwenden. Nur wo sich das Verhalten der Gutschriften von
den Rechnungen unterscheidet, wird dies ausdrücklich angesprochen.
Neu
Wenn Sie eine Rechnung von einem Lieferanten erhalten und diese in &app; eingeben wollen, müssen Sie eine neue Rechnung erstellen. Um eine neue Rechnung zu erstellen, nutzen Sie den Menüeintrag GeschäftLeferantNeue Rechnung, und füllen das erscheinende Fenster entsprechend.
Neue Rechnung - Registrierungsfenster
Neue Rechnung - Registrierungsfenster
Wenn Sie nun auf OK klicken, öffent sich Neue Lieferantenrechnung bearbeiten.
Neue Lieferantenrechnung bearbeiten
Im Neue Lieferantenrechnung bearbeiten Fenster können Sie eine aufgeschlüsselte Liste der
Waren und Leistungen, die Sie erworben haben, in einer Weise eingeben, ähnlich wie die Kontenregistrierung
arbeitet. Für Gutschriften geben Sie eine aufgeschlüsselte Liste der
Waren und Leistungen ein, die der Lieferant stattdessen erstattet.
Neue Lieferantenrechnung bearbeiten
Neue Lieferantenrechnung bearbeiten
Wenn Sie die Eingabe aller Elemente beendet haben, Diese Rechnung in Ihre Konten buchen.
Diese Rechnung in Ihre Konten buchen
Wenn Sie die Eingabe einer Rechnung beendet haben, sollten Sie When you finish editing a bill, you should Diese Rechnung in Ihre Konten buchen. Sie müssen nicht die Rechnung in die Konten buchen,
Sie können das Fenster schließen und später dahin zurückkehren. Sie müssen dann eventuell die Rechnung buchen. Das Buchen der Rechnung stellt ihre Geschäftsvorfälle in ein Verbindlichkeitskonto.
Das Buchungsfenster erscheint und fordert von Ihnen, Informationen einzugeben:
Buchungsfenster
Buchungsfenster
Suchen
Um eine vorhanderen Rechnung zu suchen, nutzen Sie den MenüentragGeschäftLieferantLeferantenrechnung suchen.... Von den Suchergebnissen können Sie eine Rechnung zur Bearbeitung oder zur Ansicht auswählen.
Bevor Sie eine gebuchte Rechnung bearbeiten können, müssen Sie die Buchung löschen.
Es gibt andere Wege, auf eine vorhandene Rechnung zuzugreifen. Diese sind ähnlich wie der Zugriff auf Ausgangsrechnungen für Ihre Kunden. Siehe auch für mehr Informationen.
Lieferantenaufträge
Lieferantenaufträge werden benutzt um mehrere Rechnungen und Gutschriften von einem einzelnen Lieferanten zu gruppieren. Die Nutzung dieser Funktion ist freigestellt. Die Funktion ist nützlich, wenn Sie mehrere Aufträge für denselben Lieferanten haben und alle Rechnungen und Gutschriften für einen einzelnen Auftrag anschauen wollen.
Um Aufträge zu nutzen, müssen Sie diesen unter GeschäftLieferantNeuer Auftrag erstellen. Sie werden nun das Neuer Auftrag Fenster sehen.
Neuer Lieferantenauftrag
Neuer Lieferantenauftrag
Um einen vorhandenen Lieferantenauftrag zu bearbeiten, nutzen Sie den
GeschäftLieferant
Aufträge suchen Menüeintrag. Wählen Sie den gewünschten Auftrag in den
Suchergebnissem und klicken Sie Auftrag anzeigen/bearbeiten
Button.
Um eine Auswahl unter den Rechnungen, die mit einem gegebenen Auftrag verbinden sind zu treffen, nutzen Sie den
GeschäftLieferant
Auftrag suchen Menüeintrag. Wählen Sie die gewünschten Auftrag in den
Suchergebnissen und klicken Sie den Rechnungen anzeigenButton. Ein Fenster erscheint,
das die Rechnungen und Gutschriften, die mit diesem Auftrag verbunden sind, auflistet. Wählen Sie eine
Rechnung oder Gutschrift und klicken Sie den Rechnung anzeigenButton, um den
Rechnungseditor im Hauptanwendungsfenster zu öffnen.
Zahlung verarbeiten
Möglicherweise müssen Sie Ihre Rechnungen bezahlen. Dazu nutzen Sie die Zahlungsanwendung unter GeschäftLieferantZahlung verarbeiten....
Darunter ist das Fenster &app; Zahlungen veranbeiten.
Zahlungen verarbeiten
Zahlungen verarbeiten