<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 TRANSITIONAL//EN">
<HTML>
<HEAD>
  <META HTTP-EQUIV="Content-Type" CONTENT="text/html; CHARSET=UTF-8">
  <META NAME="GENERATOR" CONTENT="GtkHTML/3.2.4">
</HEAD>
<BODY>
On Tue, 2006-03-14 at 07:43 -0600, Dale Alspach wrote:
<BLOCKQUOTE TYPE=CITE>
<PRE>
<FONT COLOR="#000000">I think there are several possibilities. A lot depends on how intertwined</FONT>
<FONT COLOR="#000000">your company and the company's arrangements are. If the companies are not</FONT>
<FONT COLOR="#000000">close to gether so that you are essentially running an accounting  service</FONT>
<FONT COLOR="#000000">for the other company, I would keep a separate account tree for the other</FONT>
<FONT COLOR="#000000">company. Then I would set up a few accounts to deal with the exchanges</FONT>
<FONT COLOR="#000000">between the companies. You would need a receivables account (asset) so that</FONT>
<FONT COLOR="#000000">each time you pay for something on behalf of the other company it is not an</FONT>
<FONT COLOR="#000000">expense in your tree but goes to receivables. If you receive funds on</FONT>
<FONT COLOR="#000000">behalf the other company that should go into a liability account. At the</FONT>
<FONT COLOR="#000000">end of the month you would invoice for the difference.</FONT>
</PRE>
</BLOCKQUOTE>
<BR>
I have at the moment everything in expenses/income accounts - but they are separated. This as for example the rent I have to make a split booking; $2500 for my company, the rest of the about $8000 a month goes to the other company. Stationery is shared - 50/50 splits in this case. Same for household related items and the like. Pretty straightforward there. Invoicing gets a little more complex as it's not just the difference; my company also takes a commission on trades. Trades that at the moment I do not enter into GnuCash (yet).<BR>
<BR>
It's getting more complex for example when making a purchase like a piece of furniture for the office:<BR>
- this is an expense for my company, should be booked as liability to the other company.<BR>
- it's an asset for the other company, and should be booked as such.<BR>
Currently I have two separate files for the two companies; otherwise I really don't understand it anymore. I'm not a book keeper really :) But it'd be nice if I can merge those files, including the trades, to make invoicing easier. Another thing I know GnuCash can do pretty well - but something I haven't gotten into yet.<BR>
<BR>
<BLOCKQUOTE TYPE=CITE>
<PRE>
<FONT COLOR="#000000">If the companies are intertwined then you may want to adopt something</FONT>
<FONT COLOR="#000000">closer to the three or four people sharing a house scenario which has been</FONT>
<FONT COLOR="#000000">discussed on this list several times.</FONT>
</PRE>
</BLOCKQUOTE>
<BR>
I'll look for those discussions - I don't think it's fully applicable as it's not that much intertwined. My company (just me) works as sales agent for the other company (no personnel there), I invoice commission on sales. For the rest we share the office.<BR>
<BR>
<BLOCKQUOTE TYPE=CITE>
<PRE>
<FONT COLOR="#000000">You may want to consult an accountant as to the proper way to do this for</FONT>
<FONT COLOR="#000000">your countries laws, tax rules, etc.</FONT>
</PRE>
</BLOCKQUOTE>
<BR>
Well in Hong Kong those rules are very simple. Cost is cost, even if it's entertainment (I know other companies happily put receipts from Mainland &quot;massage&quot; bars and the like on their expenses account). And the turnover is still under $0.5 mln so no need to have an audit in the first place. So I'm not worried about that :)<BR>
<BR>
Wouter.<BR>
<BR>
<BLOCKQUOTE TYPE=CITE>
<PRE>

<FONT COLOR="#000000">Dale Alspach</FONT>


</PRE>
</BLOCKQUOTE>
</BODY>
</HTML>