[gnucash-de] Doppelte Buchführung für Wohngemeinschaft mit GnuCash

[Franz Stoll]

Hallo Sebastian,

> Ich arbeite mich seit ein paar Tagen in die Doppelte Buchführung 
> mittels GnuCash ein. Ich möchte damit die Finanzen meiner 
> Wohngemeinschaft organisieren.

1. Der Verwalter der WG ist ein Dienstleister, der die Vermietung der 
Wohnung managed
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Kunden sind die Mieter/Mitbewohner. Lieferanten sind alle, die etwas für 
die WG liefern oder leisten, also: Vermieter, Strom-, Gas-, Wasser-, 
Wärmelieferanten, Maler, Tapezierer, Gebäudereiniger, Zimmerer bei 
Reparaturen, u. v. a.


2. GC verwendet leider keine einheitliche Termini bei der Bezeichnung 
von Konto-Arten, daher:
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Aufwand = Geldleistungen/Ausgaben für Waren, Material und 
Dienstleistungen (Kosten)
Erträge = Einnahmen an Geldleistungen für Waren, Material und 
Dienstleistungen (bei Verkäufen/Leistungen = Erlöse)
Aktiva  = Sachanlagen (Haus, Auto, Mobilar, usw.) + Guthaben (bei Banken 
usw.) + Forderungen (zukünftige Einnahmen an Geld)
           (Was hier unter Forderungen gebucht wird, sind für die Kunden 
natürlich Verbindlichkeiten.)
Passiva = Fremdkapital, also Verbindlichkeiten (zukünftige Ausgaben) bei 
Lieferanten, Banken, bei der Oma, Finanzamt, usw.)
           (Das was hier unter Verbindlichkeiten gebucht wird, sind für 
die Lieferanten natürlich Forderungen.)
Eigenkapital = Die positive Differenz aus Aktiva und Passiva. Entspricht 
bei doppelter Buchführung auch der Differenz aus Erträgen abzüglich 
Aufwendungen. Bei Verlusten ergibt sich ein negatives Eigenkapital, was 
einer Forderung der Firma als solcher bzw. des Verwalters an die 
Eigentümer der Firma darstellt.
Rückstellungen = Fremdkapital, also Verbindlichkeiten (zukünftige 
Ausgaben), die hinsichtlich ihres Bestehens oder der Höhe nach ungewiss 
sind, aber hinreichend sicher zu erwarten sind.
Rücklagen = Eigenkapital, das getrennt verbucht wird, zur Verwendung für 
bestimmte Zwecke.


Die nachfolgende Aufstellung ist eine von mehreren Möglichkeiten zur 
Lösung Deines Problems. Es wäre auch möglich mit Verrechnungskonten zu 
arbeiten. Die von mir nachfolgend dargestellte Lösung ist aber m. E. die 
übersichtlichste und trotz der Komplexität doch noch am einfachsten zu 
handeln.


3. Die für die WG-Verwaltung benötigten Konten (der ":" trennt Unterkonten)
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Aktiva (als Sammelkonto)
Aktiva:Kasse   (wenn Bargeld verwaltet werden soll)
Aktiva:Bank    (statt "Bank" auch "Name der Bank")
Aktiva:Bank2   (falls weiteres Girokonto)
Aktiva:Kaution (falls eine solche beim Vermieter hinterlegt wurde, auch 
in Form eines Sparbuchs)
Aktiva:Forderungen (als Hauptkonto zur Sammlung aller Forderungen)
Aktiva:Forderungen:Bewohner Anton
Aktiva:Forderungen:Bewohner Berta
Aktiva:Forderungen:Bewohner Cäsar ...
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Passiva(als Sammelkonto)
Passiva:Verbindlichkeiten(als Hauptkonto zur Sammlung aller 
Verbindlichkeiten)
Passiva:Verbindlichkeiten:Name des Vermieters (wenn z. B. die 
Heizkostenabrechnung vor Zahlung erfasst werden soll)
Passiva:Verbindlichkeiten:Name Gas-/Strom-/Wasser-/usw. Lieferant (nur 
wenn zuerst die Rechnung erfasst werden soll)
Passiva:Verbindlichkeiten: ...
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Eigenkapital (als Sammelkonto) - auch zur Buchung des eigentlichen 
Eigenkapitals, siehe oben!
Eigenkapital:Rücklagen (als Sammelkonto)
Eigenkapital:Rücklagen:Kautionen
Eigenkapital:Rücklagen:Nebenkosten
Eigenkapital:Rücklagen:Reparaturen
Eigenkapital:Rücklagen:Sonstiges
==> Die Rücklagen können aber nur dann hier gebucht werden, wenn Ihr für 
diese Rücklagen ein Eigentum der WG-Gemeinschaft vereinbart habt, und 
demzufolge beim Ausscheiden eines Mitbewohners aus der WG die Mittel im 
Eigentum der WG verbleiben.
Andernfalls müssten die Rücklagen als Verbindlichkeit der WG gegenüber 
den einzelnen Mitbewohnern erfasst werden, also:
Passiva:Verbindlichkeiten gegen Mitbewohner(als Sammelkonto)
Passiva:Verbindlichkeiten gegen Mitbewohner:Bewohner Anton
Passiva:Verbindlichkeiten gegen Mitbewohner:Bewohner Berta
Passiva:Verbindlichkeiten gegen Mitbewohner:Bewohner Cäsar ...
-> weitere Detailierung ist natürlich möglich
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Aufwendungen:(als Sammelkonto)
Aufwendungen:
Aufwendungen:
Aufwendungen:

Aufwendungen:
Aufwendungen:

Aufwendungen:
Aufwendungen:
Aufwendungen:
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Aufwendungen:
Aufwendungen:
Aufwendungen:
Aufwendungen:
Aufwendungen:
Aufwendungen:
Aufwendungen:

Aufwendungen:
Aufwendungen:Bankgebühren
Aufwendungen:Bankzinsen (Kredit- oder Überziehungszinsen)
Aufwendungen:Gas
Aufwendungen:
Aufwendungen:Heizung
Aufwendungen:Miete
Aufwendungen:Strom
Aufwendungen:Wasser
Aufwendungen:Sonstige Kosten
Aufwendungen:weitere Nebenkosten ...
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Erträge:(als Sammelkonto)
Erträge:Allgemein:Bankzinsen (ggf. auch ohne das Sammelkonto Allgemein, 
je nach erwünschter Ausbautief)
Erträge:Allgemein:Zinserträge aus Verzugszinsen
Erträge:Allgemein: ...
Erträge:Umlage (als Sammelkonto) (ggf. auch ohne dieses Sammelkonto, je 
nach erwünschter Ausbautief)
Erträge:Umlage:Heizung (oder, falls kein Sammelkonto Umlage = 
Erträge:Umlage Heizung) ... usw.
Erträge:Umlage:Miete
Erträge:Umlage:Strom ...
Erträge:Umlage:Nebenkosten ...

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> Folgende Buchungen sind mir klar:
> - Miete geht ab: Aufwendungen:Miete an Girokonto x €
> - Stomzahlungen gehen ab: Aufwendungen:Strom an Girokonto y €

Na klar, so und nicht anders.



4. Einbuchung der Umlagen als Forderungen + der Ausgleich durch Zahlung
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> Wie mache ich das mit den Forderungen, die am Anfang des Monats 
> entstehen? Diese sollen entstehen, auch wenn ich noch keine Miete an 
> die Vermieter überwiesen habe. ...

Aktiva:Forderungen:Bewohner Anton     = 250,00 Soll  (Sammelbuchung = 
Mehrteilige Buchung)
an Erträge:Umlage:Miete               = 150,00 Haben
an Erträge:Umlage:Strom               =  30,00Haben
an Erträge:Umlage:Gas                 =  20,00Haben
an Eigenkapital:Rücklagen:Kautionen   =  15,00Haben
an Eigenkapital:Rücklagen:Nebenkosten =  15,00Haben
an Eigenkapital:Rücklagen:Reparaturen =  20,00Haben
==> oder anstatt der letzten drei Buchungen:
an Passiva:Verbindlichkeiten gegen Mitbewohner:Bewohner Anton = 50,00 Haben


> Wie buche ich Zahlungseingänge?

==> Aktiva:Bank/Kasse  an Aktiva:Forderungen:Bewohner Anton = 250,00

Hier findet nur ein sog. Aktivtausch statt


> Mir wäre jetzt wichtig zu wissen, ob alle das Geld, was sie einzahlen 
> müssen, auch eingezahlt haben.

Das ergibt sich nach der Buchung der Zahlungseingäng aus den einzelnen 
Forderungskonten.


> Dann finde ich das aber komisch, wenn Mitbewohner zu früh überweisen 
> und Verbindlichkeiten entstehen und bei Forderungen gegengebucht 
> werden, obwohl noch keine Forderungen entstanden sind. Ich bekomme 
> also manchmal negative Forderungen...

Wenn Kunden Geld überweisen, bevor die entsprechende Forderung 
eingebucht ist, dann ergibt sich auf dem Forderungskonto gegen den 
betreffenden Kunden eine negative Forderung, also eine Verbindlichkeit 
gegenüber dem Kunden, welche aber lediglich sein durch die Vorauszahlung 
bestehendes momentane Guthaben bei der Firma ausweist. Dies ist ja 
gerade der Sinn einer Kontokorrent-Buchführung, immer laufend aufzeigen 
zu können, wie die Forderungen (und die Verbindlichkeiten) stehen.


Wenn diese Buchführung am Ende einer Periode weder einen Gewinn noch ein 
Verlust ausweist, dann sind alle Kosten auf alle Mitbewohner - 
hoffentlich richtig - verteilt. D. h. aber noch nicht, dass dann auch 
alle Forderungen und Verbindlichkeiten ausgeglichen sind, denn wenn 
Deine Kunden säumige Zahler sind, dann sind unabhängig vom 
Gewinn/Verlust selbstverständlich noch Forderungen offen, und wenn Du 
als Verwalter ein schlampiger Kunde bist, dann sind noch - 
möglicherweise ungebuchte - Verbindlichkeiten offen.



Und nun ran ans Werk. Lass spätestens dann von Dir hören, wenn alles 
flutscht!


-- 
Grüße vom Hochrhein
Franz