De/Konfiguration

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Nachdem die Installation gelungen ist, geht es nun darum, GnuCash den eigenen Bedürfnissen anzupassen.

Allgemeines & Vorüberlegungen

GnuCash wird in zwei sehr unterschiedlichen Aufgabenfeldern eingesetzt. Einmal als Finanzverwaltung im privaten Umfeld und dann im kleinen Unternehmen. Dies sind zwei sehr unterschiedliche Anforderungen, aber beginnen wir zunächst mit den Einstellungen, die für alle wichtig sind.

Lokalisierung (Einstellung der Sprache, Währung, Formate ...)

Um GnuCash im betrieblichen oder privaten Umfeld zu lokalisieren, muss sichergestellt werden, dass die Umgebungsvariablen für die Sprache richtig gesetzt sind. Es lässt sich durch das Setzen der entsprechenden Umgebungsvariablen sowohl die Sprache der Benutzerführung als auch die Sprache bzw. die lokalisierten Kontenrahmen einstellen. So kann man ganz einfach z. B. eine Benutzerführung in italienisch (set LANGUAGE=it) und die deutschen Kontenrahmen (set LANG=de_DE) einstellen. Je nach Umgebungsvariable greift GnuCash nämlich auf unterschiedliche Verzeichnisse mit den entsprechenden Sprachen bzw. Vorlagen zurück.

(Bei den meisten Distros sind die Einstellungen schon richtig voreingestellt. Dennoch hier die Hinweise für alle die, die Einstellungen überprüfen oder auch verändern möchten.)

Damit Gnucash die richtigen Konten, Währungen etc. für neue Dateien anbietet, muss es mit den richtigen Ländereinstellungen gestartet werden.

Dafür bedarf es der Umgebungsvariablen LANG mit einem Wert der Form <Sprache>[_<Land>[.<Zeichensatz>]] in den gängigen ISO-Kürzeln.

Im folgenden kann für Land natürlich auch AT oder CH stehen. Für BE, IT, LI, LU und wo sonst noch teilweise deutsch gesprochen wird, hat bisher [31.05.2008] noch niemand angepasste Vorlagen erstellt. Wer sich daran versuchen will, kann sich ja auf der deutsche Mailingliste melden, wofür allerdings eine Anmeldung erforderlich ist.

• Unter Linux kann man das mit dem Kommando locale überprüfen:

>locale
LANG=de_DE.UTF-8
LC_CTYPE="de_DE.UTF-8"
LC_NUMERIC="de_DE.UTF-8"
LC_TIME="de_DE.UTF-8"
LC_COLLATE="de_DE.UTF-8"
LC_MONETARY="de_DE.UTF-8"
LC_MESSAGES="de_DE.UTF-8"
LC_PAPER="de_DE.UTF-8"
LC_NAME="de_DE.UTF-8"
LC_ADDRESS="de_DE.UTF-8"
LC_TELEPHONE="de_DE.UTF-8"
LC_MEASUREMENT="de_DE.UTF-8"
LC_IDENTIFICATION="de_DE.UTF-8"
LC_ALL=

Um vorübergehend die Sprache oder das Land zu ändern, kann man es auch beispielsweise mit

  LANG=C gnucash [weitere Parameter]

starten. Dabei steht C hier als Kürzel für die Voreinstellung en_US, was dann praktisch ist, wenn man mit den Entwicklern über ein Problem kommunizieren will.

Selbstverständlich kann man diese Einstellung auch als Verknüpfung im Startmenü oder auf dem Desktop oder in einem shell-Skript speichern.

MacOS

Im Rahmen eines Apple-Scripts gebe ich auch beim Start die LANG an. Das sieht dann so aus:

on run {input, parameters}
	
	tell application "Finder"
		launch application "X11"
	end tell
	
	set results to do shell script "cd ~; DISPLAY=:0.0; export DISPLAY; PATH=$PATH:/usr/local/bin; export PATH ; export LANG=de_DE.ISO8859-15; ~/gnucash_started.sh &"
	
	return input
end run

Windows

Unter Windows sollte die Datei gnucash.bat, bzw. bei neueren Versionen gnucash.cmd, die folgenden Zeilen enthalten:

set LANGUAGE=de_DE
set LANG=de_DE

Details und Aktualisierungen dazu stehen auf Translation#Changing_the_Language_on_Windows.

Sprache der Benutzerführung

Deutsch

Umgebungsvariable: LANGUAGE=de_DE

Benutzerführung: C:\Programme\gnu-cash\share\locale\de

Kontenrahmen

Österreich

Umgebungsvariable: LANG=de_AT

Kontenrahmen: C:\Programme\gnu-cash\share\gnucash\accounts\de_AT

Einstellungen der Umgebungsvariablen

Man kann die Umgebungsvariablen auf zwei Arten setzen:

Systemsteuerung

entweder in der Systemsteuerung: Start, Systemsteuerung, System, Erweitert, Umgebungsvariable

Start-Datei

oder in der gnucash.bat Datei mit welcher GnuCash gestartet wird: C:\Programme\gnucash\bin\gnucash.bat

In beiden Fällen sind die beiden folgenden Zeilen zu ergänzen:

z.B.: für deutsch und Deutschland

set LANGUAGE=de_DE

set LANG=de_DE

oder für deutsch und Schweiz

set LANGUAGE=de_DE

set LANG=de_CH

Fazit

Durch die geeignete Kombination dieser Variablen kann in einem mehrsprachigen Umfeld individuell die Programmführung und die zu verwendenden Kontenrahmen eingestellt werden. --Stefansan 15:12, 14 September 2008 (EDT)

Falls man häufiger mit verschiedenen Ländereinstellungen arbeitet, weil man etwa in einem Land wohnt und in einem anderen sein Unternehmen hat, kann man sich die .bat-, .cmd- oder .sh-Datei auch kopieren und anpassen, etwa nach gnucash-firma und gnucash-privat.

Wobei soll mir GnuCash helfen?

Bevor man eine Kontenstruktur anlegt, sollte man sich überlegen, welche Fragen GnuCash einem helfen soll zu beantworten.

• Will ich nur wissen, warum am Ende des Geldes noch soviel Monat übrig ist, reicht vielleicht zunächst die einfache Struktur "Allgemeine Konten". Man kann sie ja später noch verfeinern.

• Soll mir GnuCash "auf Knopfdruck" die Zahlen liefern, die ich in meiner Steuererklärung angeben muss, sollte ich beim Aufbau der Kontenhierarchie die Steuerformulare daneben liegen haben und sehen, dass jedem für mich relevanten Zahlenfeld der Formulare ein Knoten in meiner Kontenhierarchie entspricht. Das muss aber nicht notwendiger Weise ein Blatt des Baumes sein:

• Zinseinkünfte (fürs Finanzamt)

• Gartenbank

Girokonto

Sparbuch

• Parkbank

 :

Datei komprimiert speichern oder nicht?

Standardmäßig legt GnuCash eine ZIP-komprimierte Datei an, was Platz spart. Hat man aber vor, die Datei z.B. zwischen Bürorechner und Laptop zu synchronisieren, kann es sinnvoll sein, die Kompression durch Entfernen des Häkchens unter

Bearbeiten->Einstellungen->Allgemein->"Datei komprimieren"

abzuschalten, da moderne Synchronisationswerkzeuge in der Lage sind, bei Textdateien nur die geänderten Teile zu übertragen, wodurch sie viel schneller sind, als wenn sie die zwar kleinere, aber durch die Kompression nicht mehr so gut vergleichbare Datei komplett übertragen müssen.

Eine immerwährende Datei oder jährlich eine neue Datei?

Grundsätzlich ist GnuCash so konzipiert, dass eine permanente Datei verwendet wird. Im betrieblichen Umfeld kann es aus verschiedenen rechtlichen Überlegungen heraus (Archivierungspflicht vs. Datenschutz, ...) aber sinnvoller sein, jedes Jahr eine neue Datei zu erstellen, was allerdings nicht ganz trivial ist.

Da der Kontenhierarchieexport leider eine Vielzahl Komponenten wie die Daten der Geschäftspartner, terminierte Buchungen usw. nicht einschließt, empfiehlt es sich, die Datei zu kopieren, alle Transaktionen in der neuen Datei zu löschen und neue Eröffnungsbuchungen vorzunehmen.

GnuCash im Privaten Umfeld

Dies ist die einfachste Konfiguration. Es gibt drei Schritte:

1. Kontenrahmen:

Hier kann man unter "Datei/Neu/Neue Datei/Kontenrahmen" die Kontengruppen auswählen die einem gefallen, oder man stellt sich seinen Kontenrahmen selbst zusammen.

(Expertenoption: Wem die Bearbeitung auf der GnuCash GUI zu komplex wird, kann auch direkt in der gespeicherten XML Datei arbeiten. Dazu bei den Optionen das Haeckchen "komprimieren" wegmachen. Im Anschluss kann direkt im XML mit einem Texteditor gearbeitet werden. Die Konten sind durch GUIDs miteinander verknuepft, ansonsten ist alles eigentlich recht klar erkennbar. Eine Sicherheitskopie vorab schadet nie ...)

2. OnlineBanking konfigurieren:

2.A. Bankzugaenge anlegen: Dazu unter Werkzeuge "Onlinebanking einrichten" klicken und dann Aqbanking Einrichtung waehlen. Die Logik ist zunaechst erst einmal die Kontozugaenge bei Deiner Bank hier einzurichten (die Zugangsdaten erhaelt man als HBCI Einstellungen von der Bank, wenn nicht ganz klar ist, was der HBCI-Server der Bank ist oder wo welche Nummer hinkommt hilft i.d.R. Google mit dem Stichwort HBCI).

- Die meisten Banken erfordern eine extra Freischaltung des HBCI Protokolls. Das kann meist im Onlinebanking unter Einstellungen gemacht werden.

- Die GnuCash-Kontozuordnung die man bei der Bankkonto-Einrichtung machen kann, fuehrt dazu, dass wenn man spaeter in dem GnuCashkonto ist, der entsprechende Bankzugang abgerufen wird.

2.B. Den Bankzugang einem GnuCash Konto zuordnen: - Beim ersten Abruf des Onlinebankings wird fragt GnuCash noch einmal, welchem Konto es die Buchungssaetze zuordnen soll. Ist aus meiner Sicht ein bisschen doppeltgemoppelt, aber OK.

3. Die Buchungsbeispiele durchsehen und ... ... loslegen.

GnuCash im Geschäftseinsatz

Geschäft & Privates in einer oder verschiedenen Dateien

Falls man einen SKR verwendet, enthält der auch eine Vielzahl Konten für Privates: Einlagen, Entnahmen, Steuern...

Das legt natürlich nahe, seine private Buchhaltung in derselben Datei wie seine Geschäftsbuchhaltung zu führen. Das macht aber wohl nur Sinn, wenn es sich um ein 1-Personen-Unternehmen handelt.

In allen anderen Fällen dürfte es sinnvoller sein, zwei Dateien Firma und Privat anzulegen. Allerdings sind dann Privateinlagen und -entnahmen in beiden Dateien zu buchen.

Beispielkonfiguration des Geschäftsmoduls für kleine Unternehmen mit MWSt.

Ich habe eine ganze Weile gesucht und probiert, wie man GnuCash als Kleinunternehmer sinnvoll im deutschen Umfeld einsetzen kann. Hier meine Lösung, auf das sie anderen auch hilfreich sein kann:

F: Bei Kleinunternehmern ist es doch zum großen Teil eher der Fall, das sie bzgl. §19 UStG ohne Steuern agieren. (http://de.wikipedia.org/wiki/Kleinunternehmer). Hat hierzu jemand ein passendes Setup?

A: Dann kann man sich den Punkt 6 in der folgenden Aufstellung, sowie die zugehörigen Verknüpfungen und Aufteilungen schenken und (wie eine Privatperson) die Bruttobeträge verbuchen. Der ursprüngliche Autor dieses Abschnitts meinte wohl den Kleinunternehmer im wörtlichen und nicht im umsatzsteuerlichen Sinne. Dieser Abschnitt beschreibt mehr das Prinzip des Vorgehens, fürs praktische sieh doch mal unter Bedienung: Erstellen eines Kontenplans und Referenz: In GnuCash enthaltene Kontenrahmen nach. Fell 00:08, 6 June 2009 (UTC)

Tip: Wer dieses Kapitel nicht auf Anhieb versteht, kann sich ja mal die britische Schritt-für-Schritt-Anleitung mit vielen Bildern angucken.

Minimalsetup

Ein Minimalsetup an Konten sieht in ungefähr so aus:

Ebene	Kontoname	Typ
1.	Forderungen	Forderungen
2.	Verbindlichkeiten	Verbindlichkeiten
3.	Betriebseinnahmen	Erträge
3.1	Erlöse mit 19%	Erträge
4.	Betriebsausgaben	Aufwendungen
4.1	Betriebsbedarf	Aufwendungen
5.	Konten	Aktiva
5.1	Barkasse	Aktiva
6.	Umsatzsteuer 19%	Passiva

Eintrag im Menu Geschäft/Steuertabellen

So, dann kann man im Menu Geschäft/Steuertabellen einen Eintrag einstellen:

MwSt. mit 19% und verbunden auf Konto Umsatzsteuer

und analog einen für die Vorsteuer.

Gut, nun muss man für den Rechnungsdruck noch in Datei/Eigenschaften alle seine Daten pflegen. Das war's im Groben und Ganzen. Bei der Eingabe der Kundenadressen bietet sich an auf dem zweiten Reiter gleich die Steuer auf MwSt. zu stellen, damit wird das automatisch für den Kunden bei der Rechnung berücksichtigt, kann aber auch für den jeweiligen Rechnungsposten individuell gewählt werden. Die Rechnungspositionen werden dann auf das Erlöse-Konto gebucht (MwSt geschieht automatisch auf Umsatzsteuer), und geleistete Zahlungen kann man dann auf der Barkasse gegen schreiben.

Gleiches gilt auch für Zulieferer, außer für Positionen in der Rechnung das Konto Betriebsbedarf. Auch das Finanzamt ist ein Zulieferer. Über ihn wird die MwSt, abgeführt. Die Beträge rechnen sich automatisch gegen, so dass man in dem Konto der Umsatzsteuer sehen kann, was man abführen muss, bzw. zurückbekommt. ( ---Daniel Draes DateTime(2004-04-07T22:00:00Z) )

-- wie ist der Satz zu verstehen Gleiches gilt auch für Zulieferer, außer für Positionen in der Rechnung das Konto Betriebsbedarf. ? helmutundarnold 26.10.2008

Einkäufe werden eben auf 4.1 und 6 aufgeteilt. Da sie aber "andersrum" gebucht werden, wird dann die gezahlte Vorsteuer vom Einkauf von der zu entrichtenden MWSt. vom Verkauf abgezogen.

Anpassungen am Rechnungsformular "invoice.scm"

Um das vorgegebene Rechnungsformular (invoice.scm) sinnvoll einsetzen zu können, muss man ein paar Dinge anpassen.

Erste Schritte

Zunächst sollte man unter Datei->Eigenschaften seine Stammdaten eingeben. Diese stehen dann in vielen Berichten, also auch in den Rechnungen, zur Verfügung.

Der Berichtsgenerator interpretiert auch viele HTML-Tags. Wer etwa seinen Firmennamen größer dargestellt haben möchte, fasst ihn also vielleicht so

 <H1>Firmenname Rechtsform</H1><H5>Ich Inhaber</H5>

ein.

Dann lohnt sich auch ein Blick auf Bearbeiten->Stilvorlagen. Gnucash wird mit mehreren Vorlagen ausgeliefert, die verschiedene Optionen enthalten wie Einbinden eines Firmenlogos oder eines Hintergrundbildes, Einblenden eines Sachbearbeiters, Verändern der Abstände in Tabellen ...

Um hierbei die Möglichkeiten auszutesten, ist es sinnvoll, zunächst eine Rechnung, bzw. den gewünschten Bericht, zu erstellen; dann ändert man in der ausgewählten Vorlage eine Eigenschaft, drückt in dem Dialog auf Anwenden und anschließend im Berichtsfenster auf neu laden.

Geschäft->Zahlungsbedingungen und Geschäft->Steuertabellen sollten natürlich auch angelegt sein, sofern man kein mehrwertsteuerlicher Kleinunternehmer ist. Beim Anlegen der Geschäftspartner besteht dann später die Möglichkeit, jeweils Zahlungsbedingungen und Steuersätze vorzubelegen.

Nachdem nun unter Geschäft->Kunden->Rechnung anlegen... eine Rechnung erstellt wurde oder eine bereits erfasste Rechnung ausgewählt wurde, stehen unter Berichte->Geschäft die oben erwähnten Vorlagen zur Verfügung. Die dann erscheinende Rechnungsvorschau bietet unter Optionen einen Konfigurationsdialog, in dem sich eine Vielzahl weiterer Optionen anpassen lassen. Dabei kann allerdings bei ausgiebiger Nutzung von HTML die Formatierung etwas durcheinander geraten.

Damit man seine mühsam erarbeiteten Einstellungen der Optionen nun nicht jedesmal von Neuem eingeben muss, besteht die Möglichkeit, das aktuelle Formular mithilfe eines Rechtsklick umzubenennen und anschließend zu speichern. Die geänderten Einstellungen werden dann in der Datei ~/.gnucash/saved-reports-2.0 abgelegt und stehen nach dem nächsten Start unter Berichte:Benutzerdefiniert:<neuer Name> zur Verfügung.

Alternative Rechnungsformular-Pakete

Um euch die Arbeit zu erleichtern, habe ich ein Paket zusammengestellt, welches die "invoice.scm" sowie die "stylesheet-plain.scm" enthält. Dabei ist auch noch eine alternative Übersetzung einer gnucash.mo, damit - wie unten beschrieben - einige Übersetzungen nicht direkt in die invoice.scm eingetragen werden müssen.

Das tolle an diesen Alternativen ist: Schriftgrößen lassen sich verändern, auch habe ich die einzelnen Abschnitte der Rechnungen kommentiert, damit sie einfacher wiederzufinden sind und den eigenen Bedürfnissen angepasst werden können.

Des Weiteren ist die Vorlage so angepasst, dass sie in einen Standard-Fensterbriefumschlag passt und keine weitere Verarbeitung erforderlich ist.

Die Vorlagen können hier http://ae-go.de/gnucash_pack_de.tar.gz heruntergeladen werden. Eine Beispielrechnung sieht so aus: http://ae-go.de/rechnung.pdf .

Es bleibt leider trotzdem nicht aus, die Dateien mit einem Editor anzupassen. Die Stellen innerhalb der Datei sollten aber schnell zu finden sein.

• Achtung: Dieses Paket wurde für eine ältere Version erstellt und funkioniert nur noch teilweise [1].

Eine angepasste Version für GnuCash 2.2.4/7 findet sich hier http://clusterconsult.thtesche.com/download/gnucash_2_2_7_invoice_de.tgz. WICHTIG: Es handelt sich um das Formular 'Druckbare Rechnung'.

Das geänderte Formular vor dem Update schützen

Da das geänderte Formular normalerweise bei einem Update des Programms wieder vom Standard-Formular überschrieben würde ("invoice.scm changes get squashed each upgrade"), sollte man sein angepasstes Formular in einem anderen, persönlichen Verzeichnis seiner Wahl speichern. Dann muss man GnuCash nur noch mitteilen, von wo es das Formular laden soll, indem man in ~/.gnucash/config.user eine Zeile der Form

(load-from-path "/path/to/my/personal/invoice.scm")

einfügt. Falls die Datei noch nicht existiert, legt man sie neu an.

Die englische Seite Custom_Reports enthält noch eine Vielzahl weitere nützliche Hinweise.

Anpassung des Startwerts der Rechnungsnummer

GnuCash schlägt fortlaufende Rechnungsnummern vor. In einer neuen Datei wird normaler Weise mit 1 begonnen. Hat man aber vorher schon 1000 Rechnungen erfasst, ist das natürlich unpraktisch.

Abhilfe:

• Die Datei unkomprimiert speichern.
• Mit dem Texteditor der Wahl in der Datei den Schlüssel gncInvoice suchen und die Zahl hinter value anpassen:

<slot>   
<slot:key>gncInvoice</slot:key>   
<slot:value type="integer">1000</slot:value>   
</slot>   

• Datei speichern.

Beim nächsten Start schlägt Gnuash die Rechnungsnummer 1001 vor.

• Ggf. Datei komprimiert speichern wieder aktivieren.

Einstellungen in GnuCash

Gnome-Control-Center / gConf-Editor

Für einige weitere Einstellungen, wie z.B. die Schriftart und -größe werden die Standardeinstellungen des Gnome Desktop übernommen. Diese kann man mithilfe des Gnome Control Centers ändern. Falls man Gnome nicht als Standard-Desktop verwendet, muß man das GCC ggf. noch nachinstallieren.

Etwas umständlicher ist die Handhabung des gConf-Editors.

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