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Im Unterschied zu den FAQ gibt es hier auch längere Anleitungen wie man etwas mit GnuCash erreichen kann.

Kontorahmen

Welche Struktur sollte ein Kontorahmen für private Zwecke haben?

• Aktiva:
  • Umlaufvermögen: Für Vermögen, das kurzfristig zur Verfügung steht. Typische Unterkonten sind Bargeld, Girokonto, Tagesgeldkonten
  • Anlagevermögen: Für Vermögen, das nicht kurzfristig zur Verfügung steht. Typische Unterkonten sind Sachanlagen (Auto, Immobilien), Lebensversicherungen, Depots
  • Offene Forderungen: Erwartete Zahlungen, z.B. Gehalt, Mietkaution, Steuerrückzahlung

• Passiva:
  • Kurzfristige Verbindlichkeiten: Anstehende Zahlungen. Typische Unterkonten sind die jeweiligen Zahlungsempfänger.
  • Langfristige Verbindlichkeiten: Schulden. Ausstehende Restschulden von Krediten, Hypotheken u.ä., die nicht zeitnah fällig sind.
  • Rückstellungen: Erwartete zukünftige Zahlungen, z.B. für Urlaub (Unterkunft Rechnung bereits erhalten, aber noch nicht fällig). Kann man evtl. auch in die anderen Punkte eingliedern oder durch Budgets ersetzen.

• Erträge: Typische Unterkonten: Gehalt, Zinsen, Dividenden, Erhaltene Geschenke
• Aufwendungen: Typische Unterkonten: Lebenshaltung, Wohnen, Zinsen, Steuern, Beruflich

Dabei ist es typisch, dass die Unterkonten noch weiter untergliedert werden. Ein traditionelles Haushaltsbuch beschäftigt sich lediglich mit den Aufwendungen, meistens sehr detailliert mit dem Punkt Lebenshaltung. Wie weit es untergliedert werden sollte, ist natürlich eine sehr individuelle Frage. Grundsätzlich ist es einfacher, eine Untergliederung wieder aufzugeben (beim Löschen eines Konto fragt GnuCash, wohin die enthaltenen Buchungen verschoben werden sollen), als neu einzuführen (hier müssten idealerweise alle bisherigen Buchungen neu zugeordnet werden).

Steuerprüfung / GdPDU-Export

Disclaimer

Dies ist keine Steuerberatung, jeder ist für alle Daten verantwortlich, die er an das Finanzamt übermittelt. Für die Richtigkeit des Exports kann keinerlei Garantie übernommen werden.

Vorwort

Jeder der GnuCash geschäftlich nutzt und seine Steuererklärung/Bilanz/etc. selbst erstellt, bekommt ggf. eines Tages Post vom Finanzamt mit der Ankündigung einer Steuerprüfung. Seit einigen Jahren erwartet das Finanzamt hiernzu einen standardisierten Export der Finanzbuchhaltung, den GdPDU-Export. Im Wesentlichen handelt es hierbei um einen Export, der aus mehreren CSV-Dateien bestehen kann und einer Datei index.xml, die eine Beschreibung der CSV-Dateien enthält. Es gibt keine Festlegung, wie die exportierten Tabellen auszusehen haben, aber zumindest eine Liste der Konten und ein Export aller Buchungen scheint der Minimalkonsens zu sein.

Folgendes Vorgehen basiert aktuell (Stand: 04.08.2025) auf einer geänderten Gnucash-Version, die einen speziellen Export unterstützt und zu finden ist.

Vorbereitung

• Für jedes Konto muss eine Kontonummer eingestellt sein (normalerweise entspricht diese dem Kontorahmen SKR 03 oder 04. Auch Anfangsbestände etc. müssen eine (eindeutige) Nummer bekommen, z.B. 99999
• Es darf keine Mehrfach-Buchungen geben, die mehreren Konten sowohl auf der Haben- als auch auf der Sollseite haben. Rechnungen mit Mehrwertsteuerbuchung sind davon normalerweise nicht betroffen. Sollte der Export so etwas vorfinden, bricht er ab.
• Natürlich müssen die exportierten Jahre vollständig gebucht sein.

Export

• Zunächst ein neues Verzeichnis für die Export-Dateien erstellen
• Datei -> Exportieren -> Buchungen nach CSV exportieren
  • Erste Seite: "GdPDU" auswählen
  • Zweite Seite: alle (bebuchten) Konten auswählen und den Zeitraum, den das Finanzamt prüfen will
  • Dritte Seite: Dateiname "Buchungen.csv" wählen im neu erstellten Verzeichnis
  • Dialog abschließen
• Datei -> Exportieren -> Kontohierarchie nach CSV exportieren
  • Erste Seite: Als Trennzeichen ";" (Semikolon) auswählen
  • Zweite Seite: "Konten.csv" wählen im neu erstellten Verzeichnis
  • Dialog abschließen
• Anschließend die Datei "index.xml" auf dem Verzeichnis contrib/gdpdu in das neu erstellte Verzeichnis kopieren
• In der Datei index.xml ganz am Anfang die Daten für "DataSupplier" entsprechend anpassen.

Ggf. jetzt die Daten nochmal nachkontrollieren, ansonsten ist das der vollständige Export.

Hinweis für Windows-Nutzer: In der index.xml gibt zweimal einen XML-Knoten <RecordDelimiter>, dieser steht auf "Linefeed" (Standardzeilentrennung unter Linux), muss aber auf CR/LF, d.h. "&#13; " gesetzt werden, wenn die Datei unter Windows erstellt wurde. Da dies der Standard ist, kann die Zeile auch jeweils gelöscht werden.

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