Zusammenfassung
Der Suchen-Dialog in GnuCash kann sowohl für das
Abschnitt 8.1.1, „Suchen von Buchungen“, als auch für das Abschnitt 8.1.2, „Suchen von geschäftlichen Elementen“ in
Ihrer Datendatei verwendet werden. Dies ist von dem Kontext abhängig, in dem Sie eine Suche
beginnen.
 | Tipp |
|---|---|
Im Dialogtitel und in der ersten Zeile des Suchen-Dialogs wird ersichtlich, welche Elemente mit der Suche gefunden werden können. | |
Die Funktion Buchungen suchen wird verwendet, um nach Buchungen in Ihrem
aktuellen GnuCash-Buch zu suchen und die Ergebnisse in einer Registerkarte vom Typ
Abschnitt 6.18, „Journal“ anzuzeigen. Um den Dialog Buchungen
suchen aufzurufen, verwenden Sie im Menü den Eintrag → (Strg+F).
Abhängig davon, wie tief Sie in Ihren Daten abtauchen wollen, werden die folgenden Ausgangssituationen unterschieden:
- Ein einzelnes Konto durchsuchen
Führen Sie die Suche in der Registerkarte eines Kontos durch, so werden nur die zu diesem Konto zugehörigen Buchungsteile durchsucht.
- Das gesamte GnuCash-Buch durchsuchen
Starten Sie die Suche entweder in der Kontenübersicht, oder in dem geöffneten Abschnitt 6.18, „Journal“, so wird die Suche über alle Konten ausgeführt.
Wenn Sie zuvor die Buchungen in einem Kontenblatt mit → filtern, dann werden in diesem Konto nur die Buchungen durchsucht, die durch den Filter angezeigt werden. Suchen Sie in einem gefiltertem Kontenblatt oder einem Abschnitt 6.18, „Journal“, werden alle Buchungsteile in allen zutreffenden Buchungen —im letzteren Fall diejenigen in dem geöffneten Kontenblatt— durchsucht.
Der Dialog Buchungen suchen besteht aus zwei horizontalen Bereichen. Der obere Bereich beschreibt ein oder mehrere Suchkriterien und der untere Bereich ermöglicht die Angabe eines Suchtyp.
Der Bereich Suchkriterum enthält zwei Schaltflächen sowie eine oder mehrere Zeilen zur Angabe von Suchkriterien.
- Hinzufügen
Mit der Schaltfläche kann eine weitere Zeile für die Suche mit mehreren Kriterien ergänzt werden. Bevor eine neue Zeile hinzugefügt werden kann, muss das bestehende Suchkriterium vollständig angegeben sein.
- Nach Einträgen suchen, für die gilt…
- Alle Kriterien werden erfüllt
Die Auswahl erfordert, dass alle Suchkriterien mindestens eine Übereinstimmung aufweisen. Das entspricht einer UND-Verknüpfung der Suchkriterien.
- Irgendeines der Kriterien wird erfüllt
Die Suche mit bedeutet, dass nur eines der Suchkriterien übereinstimmen muss. Dies kommt einer ODER-Verknüpfung gleich.
- Kriterienzeilen
Mit einer oder mehreren Kriterienzeile können Sie durch Anwendung verschiedener Suchkriterien die Suche nach Buchungen steuern. Hierbei kann mit der ersten Schaltfläche ausgewählt werden, in welchem Datenfeld innerhalb einer Buchung oder in einem Buchungsteil gesucht werden soll. Die weiteren Suchparameter in der Kriterienzeile sind abhängig von der Einstellung der ersten Schaltfläche. In der Tabelle Tabelle 8.1, „Suchkriterien für: Buchungsteil“ ist eine umfassende Liste von möglichen Kombinationen dargestellt.
Die Suchergebnisse hängen von der Registerkarte ab, von der aus Sie die Suche starten und ob das gewählte Datenfeld zur Buchung oder einem Buchungsteil gehört.Tipp Am Ende jeder Zeile befindet sich die Schaltfläche „Entfernen“, um dieselbe zu löschen.
Diese Felder gehören zur Buchung:
Beschreibung
Bemerkung
Nummer
Buchungsdatum
Wohingegen die anderen Felder in den Buchungsteilen enthalten sind und somit jeweils einem einzigen Konto zugeordnet sind:
Buchungsnummer
Nummer/Aktion
Datum des Abgleichs
Wert
Anteile
Wertpapier-/Anteilspreis
Abgleichen
Abschlussbuchungen
Ausgeglichene Buchungen
Konto
Im Abschnitt Suchtyp gibt es fünf Auswahlmöglichkeiten. Die erste Option ist immer aktiviert, die folgenden drei sind verfügbar, wenn Sie die Option aus einem Kontobuch heraus starten oder, falls der Befehl von einem anderen Fenster aus aufgerufen wurde, nach der Ausführung des ersten Suchvorgangs. Die letzte Option ist nur verfügbar für das Abschnitt 8.1.2, „Suchen von geschäftlichen Elementen“.
- Neue Suche
Eine neue Suche nach Buchungen durchführen.
- Verfeinern der aktuellen Suche
Innerhalb der Ergebnisse der vorherigen Suche mit geänderten Suchkriterien erneut suchen.
- Ergebnisse zur aktuellen Suche hinzufügen
Die Ergebnisse auf der Grundlage der ersten Suchkriterien oder an Hand von neuen Kriterien ergänzen.
- Ergebnisse von der aktuellen Suche löschen
Alle Ergebnisse verwerfen, die mit den vorherigen Suchergebnissen übereinstimmen.
- Nur aktuelle Daten durchsuchen
Wenn aktiviert, wird in den Daten gesucht, die als aktiv gekennzeichnet sind. Ansonsten werden alle Daten durchsucht. Diese Auswahl ist für Buchungen suchen deaktiviert, da sie nur für das Abschnitt 8.1.2, „Suchen von geschäftlichen Elementen“ genutzt werden kann.
 | Anmerkung |
|---|---|
Bei der Auswahl der Suchkriterien ist zu beachten, dass die Kriterien auf einzelne Buchungsteile oder Felder in den Buchungen angewendet werden und dass die gesamte Buchung in den Ergebnissen enthalten ist. Es gibt keinen visuellen Hinweis in den Ergebnissen, welcher Buchungsteil oder welches Feld die Suchkriterien erfüllt. | |
Sobald Sie die Suchkriterien festgelegt haben, können Sie auf die Schaltfläche
klicken. Der Dialog schließt sich und die Suchergebnisse
werden in einer neuen Registerkarte angezeigt. Ein Bericht über die Suchergebnisse kann
mit → erstellt und gedruckt werden. Der Kontenbericht hat nur begrenzte
Formatierungsmöglichkeiten, kann aber wie alle GnuCash-Berichte, da er im html-Format
erstellt wird, kopiert und in eine Tabellenkalkulation eingefügt werden, um ihn weiter zu
formatieren. Alternativ kann der Kontenbericht in eine html-Datei exportiert werden und
die html-Datei kann in einer Tabellenkalkulation geöffnet werden.
| Anmerkung |
|---|---|
Drücken Sie die Schaltfläche , um den Dialog zu beenden ohne eine Suche auszuführen. | |
| Anmerkung |
|---|---|
In der nachfolgenden Tabelle steht der Begriff Steuerelement stellvertretend für alle Bedienelemente im Dialog. Diese können sowohl Auswahlfelder, Eingabefelder als auch Kontrollkästchen und Schaltflächen sein. | |
Tabelle 8.1. Suchkriterien für: Buchungsteil
|
Datenfeld |
Steuerelement 2 |
Steuerelement 3 |
Steuerelement 4 |
|---|---|---|---|
|
Beschreibung [a] Bemerkung[a] Buchungstext Beschreibung, Bemerkung, Buchungstext [b] Nummer[a] Aktion |
enthält |
Suchkriterium |
Groß-/Kleinschreibung beachten? |
|
gleich | |||
|
entspricht regulärem Ausdruck [c] | |||
|
entspricht nicht regulärem Ausdruck[c] | |||
|
Datum des Abgleichs Buchungsdatum[a] |
vor |
Datum wählen | |
|
vor oder am | |||
|
am | |||
|
nicht am | |||
|
nach | |||
|
nach oder am | |||
|
Wert |
hat Haben oder Soll hat Soll hat Haben |
kleiner |
Suchkriterium |
|
kleiner oder gleich | |||
|
gleich | |||
|
ungleich | |||
|
größer | |||
|
größer oder gleich | |||
|
Anteil Wertpapier-/Anteilspreis |
kleiner |
Suchkriterium | |
|
kleiner oder gleich | |||
|
gleich | |||
|
ungleich | |||
|
größer | |||
|
größer oder gleich | |||
|
Abgleichen [d] |
ist ist nicht |
Unbestätigt | |
|
Bestätigt | |||
|
Abgeglichen | |||
|
Fixiert | |||
|
Storniert | |||
|
Abschlussbuchung [e] Ausgeglichene Buchungen [f] |
Aktiviert | ||
|
nicht Aktiviert | |||
|
Konto |
entspricht irgendeinem Konto |
Konten wählen | |
|
entspricht keinem Konto | |||
|
Alle Konten |
entspricht allen Konten |
Konten wählen | |
[a] Die Felder Beschreibung, Bemerkung, Nummer und Buchungsdatum gehören zur Buchung, alle anderen durchsuchbaren Felder sind Teil einzelner Buchungsteile. [b] Sucht gleichzeitig nach einem Begriff in den Feldern Beschreibung und Bemerkung der Buchung sowie in dem Buchungstext des Buchungsteils. [c] Ein regulärer Ausdruck, auch als Regex bekannt, bezeichnet eine Textsuche, wie sie in verschiedenen Anwendungsprogrammen verwendet wird. Unter anderem bieten die Textverarbeitung und die Tabellenkalkulation des Office-Paketes OpenOffice.org die Möglichkeit, mit regulären Ausdrücken im Text zu suchen. [d] Die Option Abgleichen wendet die ausgewählten Kriterien auf jede Zeile einer Buchung einzeln an. Jede Buchung kann nur einen der angegebenen Werte haben, aber oft gibt es eine Mischung von Werten innerhalb einer vollständigen Buchung, so dass Begleitzeilen die ausgewählten Kriterien möglicherweise nicht erfüllen. Siehe den separaten Hinweis zur Definition von Statuswerten. Für eine detaillierte Beschreibung der Status von Buchungen siehe Abschnitt 6.11, „Setzen des Abgleichstatus (Feld A) einer Buchung.“ [e] Diese Auswahl findet Buchungen, deren Buchungsteil durch → als Abschlussbuchung markiert ist. [f] Diese Auswahl findet Buchungen, die ausgeglichen sind oder nicht ausgeglichen sind. Da es | |||
Das Kriterium verdient eine nähere Erläuterung. Denken Sie sich die ausgewählten Abgleichstatus-Schaltflächen (, , usw.) als eine einzige Gruppe auf die ein logisches „ODER“ angewandt wird. Mit anderen Worten, die Auswahl „“ bzw. „“ wird mit „ODER“ der ausgewählten Status-Schaltflächen verknüpft. Die Schaltflächen, die nicht ausgewählt sind, werden einfach ignoriert. Es ist nicht dasselbe wie zu sagen, dass der Abgleichstatus nicht einer von diesen sein kann.
Zum Beispiel: Wenn Sie / /
/ wählen, bedeutet
das soviel, wie Sie möchten alle Buchungen angezeigt bekommen, die bestätigte
oder abgegliche Buchungsteile enthalten. (Stellen Sie sich ein unsichtbares
ODER zwischen allen ausgewählten Status Schaltflächen vor.) Das ist
dasselbe wie die Auswahl von /
/ , dann ein weiteres
Suchkriterium mit der Schaltfläche einfügen, und in
der neuen Zeile wählen Sie /
/ und schließlich die Auswahl von Nach
Einträgen suchen, für die gilt, . In beiden Fällen wird GnuCash genau die gleichen Buchungen anzeigen.
Wenn die Suchfunktion aus einer Abschnitt 4.3, „Kontenübersicht“ oder einem Abschnitt 6.18, „Journal“ aufgerufen wird, dann führt die Verwendung des Suchkriteriumes Konto eine Suche in den Konten durch, die in dem Dialogfeld Konten wählen markiert sind. Diese bedeutet, dass eine Übereinstimmung in einem der ausgewählten Konten entweder angezeigt —entspricht irgendeinem Konto— oder verworfen —entspricht keinem Konto— wird. Wird hingegen die Suche in einem regulären Kontenregister gestartet und das aktuelle Konto ist ausgewählt, werden alle Buchungen zurückgegeben oder, falls ein anderes Konto als das aktuelle ausgewählt wird, keine Buchungen.
Das Suchkriterium Alle Konten führt eine Suche durch, bei der Buchungen in den
Konten, die im dem Dialog, nach Betätigen der Schaltfläche Konten
wählen, markiert wurden, gefunden werden und mindestens einen Buchungsteil in
jedem der ausgewählten Konten enthalten. Wenn die Suche in einem regulären Kontobuch
gestartet wird, ist dies das einzige Kriterium, das Buchungsteile von anderen Konten
prüft. Wenn Sie also den Dialog Buchungen suchen z.B. in
Aktiva:Umlaufvermögen:Girokonto öffnen und alle
Buchungen dieses Kontos mit einem Buchungsteil in
Ausgaben:Lebensmittel finden wollen, ist dies als
Kriterium zu verwenden. Beachten Sie jedoch, dass es sich um eine
UND-Suche handelt: Wenn Sie zusätzlich auch nach
Ausgaben:Miete suchen, erhalten Sie
nur die Buchungen mit einem Buchungsteil in jedem der beiden Konten
und nicht die Buchungen mit nur einem einzigen Buchungsteil.
Der Dialog für die Suche nach geschäftsbezogenen Elementen (Kunde, Rechnung, Auftrag, Lieferant, Lieferantenrechnung, Mitarbeiter, Auslagenerstattung) ist in den jeweiligen Untermenüs von → , → und → → zu finden.
Das Dialogfeld zur Suche besteht aus zwei horizontalen Bereichen. Der obere Bereich beschreibt ein oder mehrere Suchkriterien und der untere Bereich ermöglicht die Angabe eines Suchtyp.
| Anmerkung |
|---|---|
Dieser Dialog kann zur Suche nach allen geschäftlichen Elementen verwendet werden. Der Aufbau und die Funktionsweise ist dieselbe, lediglich die Beschriftung der Steuerelemente richtet sich danach, in welchem Kontext Sie die Suchfunktion starten. | |
Der Bereich Suchkriterum enthält zwei Schaltflächen sowie eine oder mehrere Zeilen zur Angabe von Suchkriterien.
- Hinzufügen
Mit der Schaltfläche kann eine weitere Zeile für die Suche mit mehreren Kriterien ergänzt werden.
Anmerkung Bevor eine neue Zeile hinzugefügt werden kann, muss das bestehende Suchkriterium vollständig angegeben sein.
- Nach Einträgen suchen, für die gilt…
- Alle Kriterien werden erfüllt
Die Auswahl erfordert, dass alle Suchkriterien mindestens eine Übereinstimmung aufweisen. Das entspricht einer UND-Verknüpfung der Suchkriterien.
- Irgendeines der Kriterien wird erfüllt
Die Suche mit bedeutet, dass nur eines der Suchkriterien übereinstimmen muss. Dies kommt einer ODER-Verknüpfung gleich.
- Kriterienzeile
Mit einer oder mehreren Kriterienzeilen können Sie durch Anwendung verschiedener Suchkriterien die Suche nach Geschäftselementen steuern. Hierbei kann mit der ersten Schaltfläche ausgewählt werden, in welchem Datenfeld gesucht werden soll. Die weiteren Suchparameter in der Kriterienzeile sind abhängig von der Einstellung der ersten Schaltfläche. In der Tabelle Abschnitt 8.1.2.4, „Verwendbare Suchkriterien“ ist eine umfassende Liste von möglichen Kombinationen dargestellt.
Tipp Am Ende jeder Zeile befindet sich die Schaltfläche „Entfernen“, um dieselbe zu löschen.
Im Bereich Suchtyp gibt es fünf Auswahlmöglichkeiten. Die erste und letzte Option sind immer aktivierbar, während die mittleren drei erst verfügbar werden, nachdem Sie einen erfolgreichen Suchvorgang durchgeführt haben. So können Sie die Suchergebnisse bei Bedarf verbessern.
- Neue Suche
Eine neue Suche nach geschäftlichen Elementen durchführen.
- Verfeinern der aktuellen Suche
Innerhalb der Ergebnisse der vorherigen Suche mit geänderten Suchkriterien erneut suchen.
Wenn viele Kunden den von Ihnen angegebenen Suchkriterien entsprechen, kann die Suche durch eine zusätzliche Suche innerhalb der aktuellen Ergebnisse durchgeführt werden, wenn diese Option ausgewählt ist. Tatsächlich aktiviert
GnuCashdiese Option für Sie, nachdem Sie die erste Suche durchgeführt haben.- Ergebnisse zur aktuellen Suche hinzufügen
Die Ergebnisse auf der Grundlage der ersten Suchkriterien oder an Hand von neuen Kriterien ergänzen.
- Ergebnisse von der aktuellen Suche löschen
Alle Ergebnisse verwerfen, die mit den vorherigen Suchergebnissen übereinstimmen.
- Nur aktuelle Daten durchsuchen
Wenn aktiviert, wird in den Daten gesucht, die als aktiv gekennzeichnet sind. Ansonsten werden alle Daten durchsucht.
Nachdem Sie die Suchkriterien festgelegt haben, können Sie auf die Schaltfläche klicken. Es wird Ihnen eine Liste mit Suchergebnissen direkt im Dialog angezeigt.
| Tipp |
|---|---|
Wenn der gesuchte Lieferant nicht in der Ergebnisliste angezeigt wird, ändern Sie die Suchkriterien, aktivieren die Optionsschaltfläche Neue Suche und betätigen dann die Schaltfläche Suchen. Der entscheidende Schritt ist die Auswahl der Option Neue Suche. Wenn der Lieferant nicht im Ergebnis der ursprünglichen Suche enthalten ist und Sie nur innerhalb dieser Liste weitersuchen, kann der Lieferant, unabhängig von den neuen Suchkriterien, nicht gefunden werden. | |
Rechts neben der Ergebnisliste bietet GnuCash Ihnen einige Schaltflächen mit denen Sie weitere
Aktionen auf Basis des markierten Ergebnis ausführen können.
- Lieferant anzeigen/bearbeiten
Mit betätigen dieser Schaltfläche, wird der markierte Eintrag in dem Dialog „Kunde bearbeiten“ zur weiteren Bearbeitung geöffnet.
- Aufträge Lieferant
Hiermit wird mit dem ausgewählten Eintrag als Suchkriterium eine neue Suche ausgeführt und das Ergebnis in einem weiterem Dialogfenster angezeigt.
- Rechnungen Lieferant
Verwendet den markierten Eintrag, um hiermit eine Suche nach Rechnungen durchzuführen.
- Rechnung zahlen
Öffnet für den markierten Eintrag den Dialog „Zahlung verarbeiten“, mit dem eine vorhandene Buchung der geleisteten Zahlung zugeordnet wird.
| Tipp |
|---|---|
Unten im Dialogfeld befindet sich die Schaltfläche , mit der Sie einen neuen geschäftsbezogenen Eintrag für Kunde, Rechnung, Auftrag, Lieferant, Lieferantenrechnung, Mitarbeiter oder Auslagenerstattung erstellen können. | |
| Anmerkung |
|---|---|
Drücken Sie die Schaltfläche , um den Dialog zu beenden und keine weitere Suche auszuführen. | |
| Anmerkung |
|---|---|
In den nachfolgenden Tabellen steht der Begriff Steuerelement stellvertretend für alle Bedienelemente im Dialog. Diese können sowohl Auswahlfelder, Eingabefelder als auch Kontrollkästchen und Schaltflächen sein. | |
Tabelle 8.3. Suchkriterien für: Rechnung suchen
|
Datenfeld |
Steuerelement 2 |
Steuerelement 3 |
Steuerelement 4 |
Steuerelement 5 |
|---|---|---|---|---|
|
Rechnungsnummer Firmenname Abrechnungs-ID Bemerkungen Rechnung |
enthält |
Suchkriterium |
Groß-/Kleinschreibung beachten? | |
|
gleich | ||||
|
entspricht regulärem Ausdruck[c] | ||||
|
entspricht nicht regulärem Ausdruck[c] | ||||
|
Fälligkeitsdatum Eröffnungssdatum Buchungsdatum |
vor |
Datum wählen | ||
|
vor oder am | ||||
|
am | ||||
|
nicht am | ||||
|
nach | ||||
|
nach oder am | ||||
|
Ist gebucht? |
ist |
aktiviert | ||
|
ist nicht | ||||
|
Bezahlt? |
ist |
aktiviert | ||
|
ist nicht | ||||
|
Rechnungsempfänger |
ist ist nicht |
Kunde |
Suchkriterium |
Auswählen… |
|
Lieferant | ||||
|
Mitarbeiter | ||||
|
Auftrag |
Tabelle 8.4. Suchkriterien für: Auftrag suchen
|
Datenfeld |
Steuerelement 2 |
Steuerelement 3 |
Steuerelement 4 |
Steuerelement 5 |
|---|---|---|---|---|
|
Auftragsname Auftragsnummer Abrechnungs-ID Mandantenname |
enthält |
Suchkriterium |
Groß-/Kleinschreibung beachten? | |
|
gleich | ||||
|
entspricht regulärem Ausdruck[c] | ||||
|
entspricht nicht regulärem Ausdruck[c] | ||||
|
Kurs |
weniger als |
Suchkriterium | ||
|
weniger als oder gleich | ||||
|
gleich | ||||
|
nicht gleich | ||||
|
größer als | ||||
|
größer als oder gleich | ||||
|
Nur aktive? |
ist |
aktiviert | ||
|
ist nicht |
Tabelle 8.6. Suchkriterien für: Lieferantenrechnung suchen
|
Datenfeld |
Steuerelement 2 |
Steuerelement 3 |
Steuerelement 4 |
Steuerelement 5 |
|---|---|---|---|---|
|
Rechnungsnummer Firmenname Abrechnungs-ID Bemerkung Rechnung |
enthält |
Suchkriterium |
Groß-/Kleinschreibung beachten? | |
|
gleich | ||||
|
entspricht regulärem Ausdruck[c] | ||||
|
entspricht nicht regulärem Ausdruck[c] | ||||
|
Fälligkeitsdatum Eröffnungssdatum Buchungsdatum |
vor |
Datum wählen | ||
|
vor oder am | ||||
|
am | ||||
|
nicht am | ||||
|
nach | ||||
|
nach oder am | ||||
|
Ist gebucht? Bezahlt? |
ist |
aktiviert | ||
|
ist nicht | ||||
|
Lieferant |
ist ist nicht |
Kunde |
Suchkriterium |
Auswählen… |
|
Lieferant | ||||
|
Mitarbeiter | ||||
|
Auftrag |
Tabelle 8.8. Suchkriterien für: Auslagenerstattung suchen
|
Datenfeld |
Steuerelement 2 |
Steuerelement 3 |
Steuerelement 4 |
Steuerelement 5 |
|---|---|---|---|---|
|
Nummer Auslagenerstattung Mitarbeitername Abrechnungs-ID Bemerkung Auslagenerstattung |
enthält |
Suchkriterium |
Groß-/Kleinschreibung beachten? | |
|
gleich | ||||
|
entspricht regulärem Ausdruck[c] | ||||
|
entspricht nicht regulärem Ausdruck[c] | ||||
|
Fälligkeitsdatum Eröffnungssdatum Buchungsdatum |
vor |
Datum wählen | ||
|
vor oder am | ||||
|
am | ||||
|
nicht am | ||||
|
nach | ||||
|
nach oder am | ||||
|
Ist gebucht? Bezahlt? |
ist |
aktiviert | ||
|
ist nicht | ||||
|
Mitarbeiter |
ist ist nicht |
Kunde |
Suchkriterium |
Auswählen… |
|
Lieferant | ||||
|
Mitarbeiter | ||||
|
Auftrag |