[gnucash-de] Umsatzsteuer, Vorsteuer, Kontonummern

[Guido Flohr]

Hi,

Am 28.08.2014 15:35, schrieb Dietrich Kollmann:
> Beim Anlegen neue Lieferantenrechnung komme ich nicht weiter. ;-(

Und wo genau hakt es?
>
> Wie hängen die Menüs Geschäft> Lieferant> neue Lieferantenrechnung..
> und
> Aktionen> Buchen zusammen?

Aktionen -> Buchen würde ich persönlich nicht benutzen. Ich finde es
intuitiver, per Doppelklick auf eins der an einem Buchungssatz
beteiligten Kunden zu klicken, und dort zu buchen.

> Bzw. wie kann eine Rechnung (Kunde oder Lieferant) intuitiv erstellt und
> gebucht werden, als würde sie in einem Texteditor geschrieben, ausgedruckt
> und später im Programm verbucht werden?
> Oder jemand eine Idee, wo mein Denkfehler liegt?

Siehe oben! Was genau klappt denn nicht?

> Ansonsten ist auf den ersten Blick der Bereich Geschäft nicht sonderlich
> hilfreich, wenn der Benutzer zu lange suchen muss, um damit zu arbeiten,
> was gerade für KMU sehr schade ist.

Das Business-Modul ist relativ neu, und deshalb noch nicht gut
dokumentiert und hat noch ein paar Macken.

Mein eigener Workflow für eingehende Rechnungen sieht in etwa so aus:

Gibt es bereits ein Kreditorenkonto für den Aussteller der Rechnung?
Falls nein, anlegen. Alternativ kannst du natürlich auch alles direkt
auf Verbindlichkeiten buchen.

Gibt es bereits einen Lieferanten? Falls nein, anlegen via Geschäft ->
Lieferant -> Neuer Lieferant.

Beim Anlegen eines Lieferanten hast du zwei Reiter. "Lieferant" ist
selbsterklärend. Bei "Zahlungsinformationen" musst du erstmal angeben,
ob die ausgewiesenen Preise dieses Lieferanten "Inklusive Steuer"
(Bruttopreise) oder nicht (Nettopreise) sind. Das kannst du später für
jeden einzelnen Posten separat einstellen, aber es lohnt sich, die
Voreinstellung richtig zu haben.

Weiterhin musst du eine Steuertabelle angeben. Tipp: Ich habe auch eine
Steuertabelle "0 % USt", und auch ein entsprechendes Konto. Das hat den
Vorteil, dass in diesem Konto alle Käufe ohne Mehrwertsteuer auftauchen.
Geschmackssache, ob du das brauchst.

Jetzt hast du alle drei Voraussetzungen für das Erstellen einer Rechnung
geschaffen, nämlich das Kreditorenkonto (optional), den Lieferanten, und
die Steuertabelle.

Danach lege ich die Rechnung an: Geschäft -> Lieferant -> Neue
Lieferantenrechnung. Wenn du schon eine Rechnung hast, ist es
normalerweise bequemer, eine vorhandene Rechnung zu duplizieren
(Geschäft -> Lieferant -> Lieferantenrechung suchen, Rechnung
selektieren, "Duplizieren" klicken).

Wichtig: Erst denken, dann klicken! Man kann einmal erzeugte Rechnungen
in GnuCash nicht mehr löschen, und gewissen Grunddaten der Rechnung auch
nicht mehr nachträglich editieren. Das ist ein echter Mangel, aber im
Moment nicht zu ändern. Falls du einen Fehler gemacht hast, musst du die
Rechnung stattdessen "inaktiv" machen, oder das Programm ohne Speichern
verlassen, und wieder neu anfangen.

Wenn du die Rechnung so (oder so ...) angelegt hast, erscheint die
Eingabemaske für die einzelnen Posten der Rechnung. Die kommt dem "als
würde sie in einem Texteditor geschrieben" schon relativ nah. Hier gibst
du jetzt die einzelnen Posten ein. GnuCash berechnet dir die jeweilige
Gesamtsumme, Nettobetrag und enthaltene Steuer automatisch. Das siehst
du in der Statusleiste im unteren Fensterrand. In der Spalte "In"
(think: INklusive MSt) wechselst du zwischen Brutto- und Nettopreisen.

Die Auswahl des Aufwandskontos ist etwas lästig. Deshalb versuchst du
normalerweise eine bereits vorhandene Rechnung zu duplizieren. Und
weitere Rechnungsposten gibst du auch normalerweise durch Kopieren eines
anderen Postens ein. Das Symbol in der Werkzeugleiste für Kopieren sind
zwei beschriebene Blätter (

Der nächste Schritt besteht darin, die Rechnung zu buchen. Dafür klickst
du in der Werkzeugleiste das dritte Icon von rechts, ein stilisierte
T-Konto mit Pfeil nach unten.

Buchen bedeutet hier, dass Aufwand, Verbindlichkeit und Vorsteuer
gebucht wird, also z. B.

    Büromaterial 100 € an Verbindlichkeiten 119 €
    USt 19 %      19 €

Das Aufwandskonto (hier als Beispiel Büromaterial) hast du bereits bei
bei den einzelnen Rechnungsposten angegeben. Das Konto für die Vorsteuer
ergibt sich aus der jeweiligen Steuertabelle. Deshalb musst du in der
Buchungsmaske nur noch das Debitorenkonto ("Buchen nach Konto")
auswählen. Leider kann GnuCash einem Lieferanten noch kein
Debitorenkonto zuweisen. Deshalb musst du das Konto immer auswählen.

Checkpoint: Schau dir den Buchungssatz in den drei beteiligten Konten
an. Außerdem sollte die Rechnung jetzt unter Geschäft -> Erinnerung an
fällige Rechnungen auftauchen, sofern das Fälligkeitsdatum in der
Vergangenheit liegt.

Für die Buchung der Bezahlung hast du zwei Optionen. Wenn du die
Rechnung aufrufst, klickst du in der Werkzeugleiste das Icon ganz
rechts, den Taschenrechner mit dem Münzstapel. Du wählst den Lieferanten
aus, daneben das Debitorenkonto für das Buchen der Verbindlichkeit, und
in der Liste unterhalb (Dokumente) die jeweilige Rechnung.
"Herkunftskonto (Haben)" ist normalerweise entweder ein Bank- oder
Kassenkonto.

Checkpoint: Schau dir das Debitorenkonto (Verbindlichkeiten ...) und das
Geldkonto (Bank oder Kasse) an. Das Debitorenkonto sollte jetzt wieder
einen Saldo von Null haben.

Früher oder später willst du eine Rechnung oder Buchung korrigieren. Das
ist leider etwas unbequem. Eine Rechnung ganz zu löschen geht nicht,
siehe oben. Verschiedene Grunddaten wie Rechnungsnummer oder Lieferant
kannst du leider auch nicht ändern.

Was aber geht, ist die Rücknahme der Buchung. Dazu klickst du auf das
zweite Symbol von rechts in der Werkzeugleiste. Nach Rücknahme der
Buchung verschwindet der jeweilige Buchungssatz aus den dem Konto für
die Verbindlichkeit (Debitorenkonto), Vorsteuerkonto und Aufwandskonto.
Die gebuchte Zahlung kannst du nur manuell löschen. Probier das mal aus.

Für das Buchen der Zahlungen gehe ich einen anderen Weg. Die Bewegungen
auf dem Bankkonto importiere ich automatisch, und deshalb ka nn ich die
Zahlungen nicht aus der Rechnungsmaske buchen, weil die entsprechenden
Bewegungen dann zweimal gebucht würden.

Stattdessen öffne ich nach erfolgtem Import der Bankbewegungen das
Konto, rechtsklicke auf den jeweiligen Posten und wähle dann im
Kontextmenü "Als Zahlung zuweisen" aus. Er erscheint die gleiche Maske,
die du schon kennst.

Welche Maske du für das Buchen der Zahlungen verwendest, hängt also von
deinen persönlichen Gegebenheiten ab. Zahlungen per Bank weise ich
nachträglich einer Rechnung zu. Barzahlungen aus der Kasse buche ich aus
der Rechnungsmaske.

Das Prozedere für ausgehende Rechnung ist analog. Statt Lieferanten hast
du Kunden, Debitoren- statt Kreditorenkunden, Ertrags- statt
Aufwandskonten und so weiter.

Ganz wichtig: Mach eine Kopie deiner Daten, damit du mit den ganzen
Sachen ausführlich herumexperimentieren kannst. Schau, wie du
Teilzahlungen, nachträgliche Erstattungen und andere Sonderfälle richtig
verbuchst, und was du nachträglich ändern kannst, und was nicht.

Guido
-- 
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