[Gnucash-nl] Fwd: excel administratie omzetten

[Mark Haanen]

Arjen Verweij schreef op 02-10-14 13:58:

> BS einde 20132014 (de balans over dat boekjaar)
> WV 20132014 (opsomming van de inkomsten en uitgaven en het resultaat)
> Winst en Verlies (28 grootboekrekeningen, voor commissies van 
> vieringen, bankkosten, attenties, paar reserveringen, ontvangen 
> contributie, donaties en rente)
> Balans (15 grootboekrekeningen, kapitaal, reserve lustrum, 2x kas 
> (contant geld), spaarrekening, kruisposten, debiteuren, 
> overloopposten, maandtotalen bankrekening, reserve onderhoud)

Een korte introductie: de standaardrapporten "balans" en 
"winst-en-verliesrekening" rangschikken op basis van het rekeningtype 
dat wordt toegekend. Alle niveaus tussen het hoofdniveau en het laagste 
niveau wordt veelal als tussentelling gepresenteerd. Gebruik daarin wat 
het beste past.

Zelf heb ik -voor een BV- op het hoofdniveau de categorieën uit Boek 2 
BW gehanteerd (immateriële vaste activa, materiële vaste activa, 
financiële vaste activa, vorderingen, liquide middelen aan debetzijde en 
eigen vermogen, langlopende schulden, kortlopende schulden aan 
creditzijde. Daaronder vaak een tussentelling (=presentatieniveau in 
balans, bijvoorbeeld "gebouwen" en "inventaris" onder materiële vaste 
activa), daaronder de detailrekeningen waar ik op boek.

Voor de door jou genoemde rekeningen:
Reserve lustrum, reserve onderhoud en kapitaal zijn "eigen vermogen". De 
beide bankrekeningen is "bank" en de kasgeldrekeningen "contant". 
Kruisposten/overloopposten is in de regel "activa" of "vreemd vermogen".

Debiteuren is een bijzondere. Wil je die per debiteur bijhouden, dan is 
het rekeningtype "debiteuren" handig. Dan is het echter nodig om alle 
bedragen daarop als verkoopfacturen te sturen. Dit maakt 
debiteurenbeheer relatief eenvoudig, maar kost een hoop meer tijd. Ook 
is het mogelijk om de rekening alleen op saldo bij te houden, 
bijvoorbeeld wanneer je werkt met automatische incasso voor de 
ouderbijdrage. Dat zal meestal goed gaan, die paar storno's die 
plaatsvinden zullen tot een beperkt saldo op de rekening leiden. In dat 
geval zal "activa" en alleen bijhouden op totaalsaldo vaak beter uitkomen.

Verlies-en-winst: de plek in de resultatenrekening wordt bepaald door 
toekenning van "opbrengsten" of "kosten". Vaak is het handig om op 
hoofdniveau eerst de categorieën te benoemen 
(ouderbijdrage/contributies, donaties, rente als opbrengsten; kosten 
activiteiten, kosten organisatie en reserveringen als kosten) met 
daaronder de details.

>
> Zoals ik het zie zijn die laatste twee de specificaties van de 
> gesommeerde posten op de Balans en Winst en Verlies rekening, die in 
> principe automatisch uit die laatste twee tabbladen volgen. GnuCash 
> zou BS Einde 20132014 en WV 20132014 voor mij kunnen genereren middels 
> "Rapporten", als ik het voor elkaar krijg om alles aan elkaar te knopen?

Correct. Ook niet bang zijn om gewoon iets te proberen. Het omhangen van 
de indeling is relatief eenvoudig binnen GnuCash.

Een tip: het is handig om op te letten dat je verschillende rekeningen 
bestaan voor elk detailniveau waarop je gegevens wilt beoordelen of 
presenteren. Heb je drie commissies, maak *ten minste* drie rekeningen. 
En misschien binnen de commissies nog een niveautje lager. Want optellen 
kan automatisch (in GnuCash kun je er zelfs voor kiezen om maar tot een 
bepaald detailniveau weer te geven), maar achteraf weer splitsen moet 
altijd handmatig!