[Gnucash-nl] zelf-introductie en vraag naar opinies

Zo Feb 7 09:05:47 EST 2021

TL;DR overschakelen van Windows/WinAuditor naar Linux/GNUcash ?

Hoi,

Let me tell you my story, how did I get here ... ?

Ik ben Pascal Standaert uit Belgie, ik ben geen boekhouder, maar een
ondernemer.

Ik ben een eenmanszaak, niet in de juridische zin van het woord (ik heb een

BVBA) maar wel in de letterlijke zin van het woord (ik heb geen personeel,
ik werk alleen).

Daarom probeer ik ook mijn business zoveel en zo goed mogelijk te
automatiseren.

Mijn business bestaat erin jaarlijkse abonnementen te verkopen aan
restaurants (in Belgie en Nederland) voor achtergrondmuziek in hun zaak. Ik
heb een 1.000-tal klanten die moeten opgevolgd en ge-service-d worden, dus
zonder automatisering a hell of a job ...

Hiervoor heb ik reeds een 10-tal jaar een CRM systeem
(https://www.act.com/), maar ik heb hier enkele problemen mee :

Ik werk met een "oudere" versie  (18.2) die lokaal op mijn desktop PC draait
(een Win10, want Act werkt aleen maar op Windows). Ik wil deze Act! versie
niet upgraden, want zij pushen hun klanten meer en meer naar HUN cloud

(SaaS) ... met alle bijbehorende nadelen (prijs, snelheid, veiligheid, ...)
wat ik UITERAARD niet zie zitten !

Verder is de "sourcecode" Act! vergelijkbaar met die van Windows : een oude
kern-code (uit de jaren 90) waar steeds en telkens meer opties en features
bij aangebouwd werden/worden ... ("koterij-software" noem ik het soms wel

eens) ... waardoor het boeltje traag werkt, veel dingen maar voor de helft
werken en voor veel dingen een workaround of extra (betalende) plugin of
addon nodig is ... kortom een log, traag, omslachtig gedoe dus (terwijl CRM
software nu net de boel zou moeten vergemakkelijken, in plaats van
moeilijker maken !).

Verder kan Act! alleen maar emails importeren (om in de timelines van elke
klant alle communicatie bij te houden - want dat is nu eenmaal de essentie
van CRM : "wie heeft wanneer wat gevraagd of gedaan, en hoe heb ik hierop
geantwoord of gehandeld") van Microsoft Office Outlook. Nog zo'n logge
omslachtige monoliet van een programma ... ! Die werkt ook al jaren op mijn
zenuwen ... maar ik zit er aan vast, want Act! kent alleen Microsoft Office
Outlook !

Nog een ander probleem is factureren en boekhouden : mijn boekhouder heeft
mij geadviseerd om met Winauditor te werken, omdat dit een zeer betaalbaar
pakket is waar zij ook mee werken.

Uitgaande facturen maak ik dus in die Winauditor, en die copy/paste ik dan
(als PDF) naar ACT!CRM omdat dit UITERAARD ook onderdeel van de timeline van
de klant is.

SuiteCRM (zie verder) kan zelf facturen maken en sturen (en deze ook
automatisch kan opvolgen met rappel-emails enzo) ... maar ik kan dat niet
gebruiken omdat Winauditor deze facturen (.CSV) niet kan importeren.

Bankuittreksels moet ik ook zelf inboeken (omdat het voor mijn boekhouder
veel teveel zoekwerk zou zijn om alle binnenkomende betalingen uit te
vlooien want iedereen betaalt dezelfde prijs, en ik kan die betalingen
makkelijker opzoeken in mijn CRM, en ik ken ook de klanten beter dan mijn
boekhouder natuurlijk).

Inkomende facturen boek ik niet zelf in, deze geef ik een naam en nummer en
plaats ze in een gedeelde Dropbox.

Mijn BTW aangifte is maandelijks, dus elke maand (rond de 10de) krijg ik een
mailtje van mijn boekhouder met de vraag om de hele data-folder van
Winauditor te zippen en naar hem door te mailen, zodat hij het dan kan
unzippen, openen in zijn Winauditor, de aankoop-boekingen doen, de BTW
aangifte genereren en indienen, daarna de datafolder opnieuw zippen en
terugmailen naar mij.

Ik moet deze dan weer unzippen en op mijn PC de "oude" overschrijven, zodat
ik zijn wijzigingen verder meeneem in mijn Winauditor.

Dit werkt wel maar is zeer omslachtig, en heeft het nadeel dat ik helemaal
niks meer kan doen zolang ik van hem de ZIP niet teruggekregen heb ... geen
facturen maken, geen betalingen inboeken, NIKS !

Over betalingen inboeken gesproken : ook is het zo dat Winauditor geen CSV
files (bankafschriften van KBC Online) kan importeren (het kan eigenlijk
helemaal niks importeren) alles moet er met de hand ingestoken worden ...

zoals in de 18de eeuw !

(Ik overweeg trouwens ook om mijn inkomende facturen en mijn BTW aangifte
ook zelf te gaan doen, ik kan "afkijken" hoe zij het al jaren doen in mijn
boekhouding, en ik kom hierbij tot de vaststelling dat dit eigenlijk reuze
meevalt !)

Je begint te begrijpen : ik wil daar dus van af, en ik ben dan ook al heel
die tijd op zoek naar anternatieven !

Nu heb ik deze alternatieven stilaan bij elkaar gevonden, denk ik : Desktop
OS wordt Linux Mint, Email client wordt Mozilla Thunderbird, CRM wordt
SuiteCRM (https://suitecrm.com/ selfhosted op een eigen lokale server),
documenten-archief wordt Papermerge (https://www.papermerge.com/ ook
selfhosted op eigen lokale server) en de Boekhouding zou dan GNUcash worden.

Vraag is of GNUcash ook niet op een server kan draaien en via de browser kan
benaderd worden om erin te werken ? Zoja hoe werkt dit ? (In extremisch
misschien op een -virtual- server laten draaien en via RDP of Anydesk of VNC
of Teamviewer werken ?) Zonee, hoe delen jullie je boekhouding dan met je
boekhouder om bvb. de jaarlijkse balans op te stellen ofzo ...

Maar zowiezo gedaan met al die corporate software crap en hun proprietary
file formats waardoor je gevangen zit in "hun" systeem, en overgeleverd bent
aan "hun" kosten, verplicht moet meevolgen met "hun" roadmap.

Let op ! Ik doe het niet voor het (besparen van) geld hoor, want het
migreren van de proprietary SQL van Act!CRM naar de "normale" SQL van
SuiteCRM heeft me bijvoorbeeld al 2.500 euro gekost (iemand heeft een
conversie script moeten schrijven om alle data van 10 jaar lang om te

zetten) ... Opensource is niet Free zoals in "Free Beer" ... maar dat maakt
mij niet uit, ik wil uit die opgesloten hokjes van willekeur van
softwarebedrijven (bvb. Act!CRM is de laatste jaren al een keer of 5
overgenomen door andere bedrijven) en hun (soms stomme) beslissingen ... ik
wil zelf mijn eigen "stomme" beslissingen kunnen nemen, of niet ... DAT is
de betekenis van Free in Opensource !

Zo ben ik hier dus terecht gekomen ... op zoek naar een mogelijkheid om aan
mijn boekhouder te zeggen dat Winauditor de deur uitgaat en vervangen wordt
door GNUcash.

Is dit realistisch ? Of ga ik van hem de kop vol krijgen dat zijn kosten
gaan oplopen omdat dit niet compatibel is met hun systeem ?

Ik heb gezien dat er een Belgisch rekeningstelsel is voor GNUcash
("MAR.gnucash" van "Pieterman"

http://gnucash.1415818.n4.nabble.com/Belgian-accounts-MAR-td4683764.html),

en ik heb ook gezien in de archieven van deze mailinglist dat er
verschillende Belgische mensen zijn die hiermee hun boekhouding doen. (maar
zoals reeds vooraan gezegd, ik kan dit rekeningstelsel moeilijk beoordelen
aangezien ik geen echte boekhouder ben).

Zijn er dingen waar ik moet voor uitkijken, waar ik moet op letten ?

Ik zal later nog wel van me laten horen over meer concrete dingen, als ik ze
niet begrijp of een "expert opinion" over iets concreets nodig heb, maar ik
wou me bij deze al eens introduceren ... en enkele algemene vragen stellen
naar jullie opinies.

Vriendelijke groeten en bij voorbaat dank voor opmerkingen, hulp, steun ...

Pascal Standaert

Belgie

------------- volgend deel ------------
Een HTML-bijlage is gescrubt...
URL: <http://lists.gnucash.org/pipermail/gnucash-nl/attachments/20210207/1fa0b8f8/attachment.htm>